Panduan Lengkap Membuat Surat Pesanan Obat untuk Apotek Sesuai Regulasi

Apa Itu Surat Pesanan (SP) dan Kenapa Penting bagi Apotek?

Surat pesanan (SP) apotek adalah surat permintaan atau instrumen yang digunakan untuk memesan obat kepada pemasok/Pedagang Besar Farmasi. Surat Pesanan dibedakan menjadi beberapa jenis bergantung golongan obat yang dipesan, yaitu SP umum, khusus narkotika, khusus psikotropika, dan khusus prekursor farmasi. SP yang dibuat dari apotek kepada Pedagang Besar Farmasi dapat menggunakan sistem elektronik atau manual. Surat Pesanan ini menjadi bukti legal bahwa transaksi dilakukan sesuai ketentuan, sekaligus alat kontrol stok agar tidak terjadi kelebihan pembelian atau potensi penyimpangan dalam pengadaan.

Tanpa SP yang benar, apotek bisa berisiko menghadapi:

• Pengadaan tidak tercatat
• Ketidaksesuaian jumlah barang
• Kesulitan saat audit Dinas Kesehatan
• Risiko administrasi dan finansial

Karena itu, setiap apotek wajib membuat SP dengan format yang jelas, lengkap, dan dapat ditelusuri kembali kapan saja.

(Baca juga : Jenis Surat Pesanan di Apotek)

Format Surat Pesanan Manual (Kertas)

Jika apotek masih menggunakan SP manual dalam bentuk kertas, pastikan elemen berikut wajib ada:

Kop Apotek / Identitas Apotek

Nama sarana apotek, alamat lengkap, nomor SIPA/SIA, kontak resmi.

Nomor dan Tanggal SP

Digunakan untuk pelacakan pengadaan. Berikan nomor urut SP, nama kota, dan tanggal dengan penulisan yang jelas

Identitas PBF

Mencantumkan nama fasilitas pemasok disertai alamat lengkap dan nomor kontak resmi.

Daftar Produk yang Dipesan

Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk angka dan huruf), dan isi kemasan dari barang yang dipesan

Nama & Tanda Tangan Penanggung Jawab

Biasanya Apoteker Pengelola Apotek (APA) atau APJ yang telah terdaftar di specimen pada PBF.

Stempel Apotek

Menguatkan legalitas dokumen.

Perhatikan ketentuan lainnya seperti Surat Pesanan dibuat 2 rangkap. Satu rangkap diberikan kepada pemasok dan satu rangkap disimpan sebagai arsip apotek. SP wajib ditandatangani oleh Apoteker/TTK penanggung jawab. Dilengkapi dengan nama jelas, dan nomor SIPA/SIPTTK sesuai ketentuan perundang-undangan beserta stempel basah apotek.

Kelemahan Surat Pesanan Manual

• Rentan hilang / tercecer
• membutuhkan penyimpanan fisik (arsip)
• sulit ditelusuri kembali saat audit
• rawan salah tulis atau duplikasi nomor
• memakan waktu untuk dibuat satu per satu

Inilah alasan banyak apotek mulai beralih ke teknologi digital agar lebih efisien.

(Baca juga : Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)

Surat Pesanan Elektronik: Solusi Modern, Cepat, dan Aman

Menggunakan sistem digital untuk membuat SP menawarkan banyak keuntungan, seperti:

1. Nomor SP otomatis dan aman dari duplikasi
2. Daftar produk langsung sinkron dengan stok di sistem
3. Riwayat SP tersimpan otomatis dan mudah ditelusuri saat audit
4. Mengurangi risiko kesalahan input atau salah hitung
5. Menghemat waktu pembuatan SP

SP dapat dilakukan menggunakan sistem elektronik, ketentuannya adalah sebagai berikut :

1. Sistem elektronik harus bisa menjamin otoritas penggunaan sistem oleh Apoteker/ TTK penanggung jawab
2. Mencantumkan nama sarana apotek (disertai nomor izin), alamat lengkap, dan stampel sarana apotek
3. Mencantumkan nama fasilitas pemasok disertai alamat lengkap
4. Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jumlah (dalam bentuk angka dan huruf), dan isi kemasan dari barang yang dipesan
5. Diberikan nomor urut surat pesanan, nama kota, dan tanggal dengan penulisan yang jelas
6. Sistem elektronik harus bisa menjamin ketertelusuran SP, sekurang-kurangnya dalam batas 5 tahun terakhir
7. SP elektronik harus dapat ditunjukkan dan dipertanggungjawabkan kebenarannya pada saat pemeriksaan, baik oleh pihak yang membuat dan menerima SP
8. Harus tersedia sistem backup data secara elektronik
9. SP elektronik harus memudahkan dalam evaluasi dan penarikan data pada saat dibutuhkan oleh pihak yang menerbitkan SP dan/atau yang menerima SP
10. Pesanan elektronik yang dikiriman ke pemasok, harus dipastikan diterima oleh pemasok

Pembuatan Surat Pesanan secara otomatis menggunakan software Apotek Digital

Penggunaan sistem atau software di apotek dapat memudahkan pengelolaan, baik pengelolaan persediaan, karyawan, manajemen keuangan, dan lain-lain. Salah satu software dengan fitur yang lengkap dan didesain khusus apotek adalah Apotek Digital. Salah satunya adalah fitur pembuatan surat pesanan secara otomatis. Apotek dapat membuat perencanaan pengadaan sesuai dengan data dan analisis agar sesuai dengan kebutuhan, membuat SP, memantau status pesanan pembelian, hingga input penerimaan pesanan dengan mudah.

(Baca juga : Metode Perencanaan Produk yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis)

Pembuatan Surat Pesanan Obat secara otomatis dapat memudahkan Apoteker Penanggung Jawab. Pemesanan produk dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan, SP yang sesuai dengan jenis produk yang dipesan. Selanjutnya, Apoteker yang diberikan otoritas dapat menandatangani SP yang dicetak. Nomor SP yang urut dan tertelusur. SP yang dibuat dapat ditelusur dengan mudah, disertai dengan backup data secara elektronik.

FAQ – Pertanyaan Umum

1. Apakah Surat Pesanan harus ditandatangani Apoteker?

Ya wajib dan lebih baik jika ditandatangani APA/APJ untuk kepastian legalitas dan pertanggungjawaban.

2. Apakah SP elektronik sah?

Sah, selama bisa ditelusuri, memuat data lengkap dan memenuhi persyaratan Surat Pesanan, dan diterima oleh PBF sebagai dokumen valid.

3. Bagaimana dengan SP untuk narkotika?

Untuk Narkotika dan Psikotropika, format SP lebih ketat dan wajib mengikuti ketentuan khusus dari Kemenkes dan BPOM.

4. Apakah SP boleh digabung untuk banyak item?

Boleh. Satu SP biasanya berisi banyak item dari satu PBF.

5. Berapa rangkap SP manual biasanya dibuat?

Untuk obat-obatan reguler, umumnya 2 rangkap:

• Untuk apotek
• Untuk PBF