Manajemen Pengadaan Barang di Apotek : Manfaat dan Caranya

Manajemen pengadaaan barang di apotek tidak bisa dilakukan asal-asalan. Perlu perencanaan agar pengadaan efektif dan sesuai dengan kebutuhan. Pengadaan yang tidak tepat bisa menyebabkan kerugian yang tidak sedikit, seperti stok menumpuk, tidak terjual, kadaluarsa, hingga sering menolak pelanggan karena stok kosong. Agar efektif, pengadaan barang di apotek mempertimbangkan berbagai faktor seperti riwayat kebutuhan pasien, epidemiologi, anggaran, dan fluktuasi permintaan.

(Baca juga : Data Persediaan Apotek yang Perlu Dievaluasi Secara Rutin)

Manfaat Manajemen Pengadaan Barang yang Efektif di Apotek

Berikut beberapa manfaat jika apotek melakukan manajemen pengadaan barang dengan efektif :

• Kebutuhan stok apotek bisa terpenuhi, tidak ada drama karena out of stock, overstock, deadstock, dan potential loss
• meningkatkan efisiensi operasional apotek karena kegiatan operasional dan pelayanan di apotek sangat bergantung pada stok barang
• Meminimalkan risiko kerugian karena masalah stok seperti deadstock (stok mati, stok yang tidak terjual hingga 3 bulan) dan stok kadaluarsa
• Memaksimalkan keterbatasan anggaran yang ada
• Meningkatkan kepuasan pelanggan karena produk yang dicarinya selalu tersedia
• Memaksimalkan omzet dan cash flow apotek. Karena stok yang ada cepat terjual (fast moving)

(Baca juga : Pengadaan Persediaan Agar Sesuai dengan Kebutuhan di Apotek)

Cara Manajemen Pengadaan Barang di Apotek untuk Menghindari Kerugian

Mengingat pentingnya apotek melakukan manajemen pengadaan untuk menghindari kerugian. Maka penting bagi apotek untuk bisa melakukan manajemen pengadaan barang secara efisien. Berikut beberapa cara yang bisa diterapkan agar manajemen pengadaan barang di apotek efisien.

Lakukan Analisis Kebutuhan dengan Metode yang Tepat

Perencanaan pengadaan perlu dilakukan berdasarkan data dan analisis. Apotek harus tahu produk apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya, dan kapan melakukan pengadaan. Setidaknya ada 2 metode analisis dalam membuat perencanaan kebutuhan, yaitu metode konsumsi dan metode morbiditas.

Metode Konsumsi

Metode konsumsi didasarkan pada data konsumsi pada periode sebelumnya dengan beberapa penyesuaian. Dengan menganalisis data penjualan dari periode sebelumnya, metode ini sering dianggap metode yang paling efektif untuk apotek yang sudah berjalan, paling tidak selama 3 bulan. Perhitungannya didasarkan pada analisis data konsumsi periode sebelumnya ditambah stok penyangga (buffer stock), stok waktu tunggu (lead time), dan sisa stok.

Metode Morbiditas

Metode morbiditas memperkirakan keperluan obat berdasarkan jumlah, kejadian penyakit, dan mempertimbangkan pola standar pengobatan untuk penyakit. Jika menerapkan metode ini, apotek perlu tahu data demograsi populasi di sekitar apotek serta pola morbiditas penyakit (seperti jenis penyakit, frekuensi kejadian, dan pola pengobatan).

(Baca juga : Cara Menghitung Kebutuhan Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)

Metode VEN (Vital, Esensial, Non-Esensial)

Metode VEN didasarkan pada pengelompokan obat berdasarkan tingkat kepentingannya. Ada 3 kelompok obat yaitu :

• Obat Vital, adalah obat yang sangat penting dan harus selalu tersedia. Biasanya kelompok obat yang digunakan untuk menyelamatkan nyawa pasien
• Obat Esensial, adalah obat yang penting tetapi tidak selalu dibutuhkan. Biasanya merupakan kelompok obat untuk meningkatkan kualitas layanan kesehatan
• Obat Non-Esensial, adalah obat sebagai penunjang

Metode VEN kurang cocok diterapkan di apotek karena keterbatasan formularium yang digunakan dokter di sekitar apotek, sehingga kebutuhan obat bisa sangat beragam.

Buat Perencanaan Kebutuhan Obat dengan Matang

Setelah melakukan analisis kebutuhan maka apotek perlu membuat perencanaan kebutuhan apotek secara matang. Jika apotek sudah berjalan dan memanfaatkan data konsumsi atau riwayat penjualan sebelumnya, maka perlu melakukan beberapa analisis data untuk identifikasi prioritas pengadaan dan kebutuhan stok.

Analisis Pareto atau ABC

Analisis pareto berguna untuk menentukan prioritas pengadaan. Karena anggaran yang terbatas dan banyaknya SKU produk di apotek, maka apotek harus bisa membuat prioritas pengadaan berdasarkan kontribusi produk terhadap omzet dan keuntungan di apotek. Konsep dasar dari analisis pareto adalah pengendalian terhadap 20% item obat sudah menentukan 80% nilai pemakaian. Sehingga fokus terhadap 20% item obat sudah bisa mengoptimalkan 80% pendapatan di apotek. Cara melakukannya dengan mengelompokkan produk menjadi 3 kelompok yaitu, kelompok A, B dan C berdasarkan kontribusinya terhadap total omzet dan penjualan.

(Baca juga : Analisis Pareto untuk Membuat Perencanaan yang Efektif di Apotek)

Analisis Pembelian

Di analisis pembelian, apotek bisa memperkirakan berapa dan kapan pengadaan agar sesuai dengan kebutuhan disesuaikan dengan kondisi stok terkini. Sering disebut dengan smart forecasting di apotek, dengan melakukan analisis pembelian, apotek bisa menentukan jumlah pembelian yang lebih sesuai kebutuhan agar tidak terjadi overstock, deadstock atau out of stock yang menyebabkan penjualan tertolak. Apotek juga bisa menentukan jumlah pesanan secara tepat dengan mempertimbangkan stok yang ada.

(Baca juga : Metode Perencanaan Persediaan di Apotek Berdasarkan Data dan Analisis)

Analisis Penjualan Tertolak

Penjualan Tertolak adalah kejadian tertolaknya permintaan pelanggan apotek karena stok kosong atau produk tidak tersedia. Analisis penjualan tertolak perlu dilakukan untuk menilai potensi penjualan dari produk yang banyak dicari namun tidak tersedia di apotek.

(Baca juga : Jangan Sampai Apotek Menolak Pelanggan! Lakukan Up Selling, Down Selling, atau Substitusi)

Pilih Supplier atau PBF yang Tepat

Setelah melakukan analisis perencanaan dan memiliki rencana pengadaan, selanjutnya apotek akan melakukan aktivitas pembelian. Aktivitas ini meliputi pemilihan supplier atau PBF yang tepat. Apotek perlu memilih PBF yang tepat karena berkaitan dengan keaslian, legalitas, kualitas, serta ketepatan datang barang sesuai dengan Surat Pesanan apotek. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih PBF, diantaranya :

• Legalitas PBF. Pastikan memiliki izin PBF dan sertifikat CDOB yang masih berlaku
• Legalitas dan kualitas produk. Pastikan produk memiliki NIE dan dalam keadaan baik untuk mencegah produk palsu, ilegal, dan substandar
• Kualitas pelayanan PBF. Seperti respon dan komunikasi dalam melayani pesanan apotek
• Harga yang kompetitif
• Kebijakan pembayaran dan retur produk

(Baca juga : Tips Memilih Distributor atau PBF yang Tepat di Apotek)

Optimalkan Proses Pemesanan dan Penerimaan Barang

Optimalkan proses pemesanan barang. Dalam melakukan pemesanan barang ke PBF, apotek perlu membuat Surat Pesanan yang sesuai dengan peraturan. Surat Pesanan bisa berbentuk surat manual atau surat elektronik dengan beberapa ketentuan seperti SP khusus narkotika, SP khusus psikotropika, SP khusus prekursor farmasi, dan SP umum.

(Baca juga : Jenis Surat Pesanan SP Obat di Apotek)

Pesanan juga harus bisa dipantau. Ketika pesanan datang, apotek harus mengecek kesesuaian dokumen pesanan, kesesuaian fisik barang dengan dokumen, dan kualitas fisik dan kemasan, dan lain-lain agar penerimaan barang sesuai.

(Baca juga : Hal yang Harus Diperhatikan Saat Penerimaan Barang di Apotek)

Manfaatkan Teknologi Digital untuk Efisiensi

Pemanfaatan teknologi digital seperti aplikasi software apotek dapat membantu otomatisasi proses pencatatan dan manajemen stok. Dengan begitu manajemen pengadaan barang di apotek dapat dilakukan lebih efisien dan terhindar dari celah-celah kerugian. Software Apotek Digital dapat membantu apotek dalam pencatatan otomatis keluar-masuk stok, disertai berbagai laporan dan analisis yang sudah otomatis yang dapat dimanfaatkan dalam membuat pengadaan lebih tepat dan efisien. Fitur yang menunjang diantaranya :

• Sistem kasir atau POS (point of sale) yang terintegrasi dengan data persediaan
• Defecta
• Laporan persediaan, laporan penjualan, dan laporan keuangan
• Analisis pareto
• Analisis pembelian atau smart forecasting
• Analisis perbandingan harga antar supplier
• Pembuatan surat pesanan otomatis
• Pemantauan pesanan
• Input faktur lebih mudah dengan bantuan AI (artificial intelligence), dan lain-lain

Dengan memanfaatkan software apotek yang tepat, Anda bisa lebih mudah dalam melakukan manajemen pengadaan barang di apotek serta terhindar dari celah kerugian. Bukan tanpa alasan, sebab manajemen pengadaan barang di apotek adalah kunci profitabilitas dan cash flow keuangan di apotek. Penasaran bagaimana aplikasi apotek bisa membantu manajemen persediaan dan pengadaan di apotek? Coba gratis disini!