Perkembangan teknologi dan informasi mendorong berbagai bisnis untuk bisa memanfaatkan teknologi agar terus berkembang. Salah satunya adalah menggunakan software atau aplikasi untuk membantu pengelolaan bisnis, termasuk di apotek. Sebelum mengetahui apakah penting menggunakan software di apotek, ada baiknya Anda menjawab beberapa pertanyaan berikut untuk menilai kondisi apotek Anda.
| Pengelolaan Apotek Secara Manual | Benar/Tidak |
| 1. Transaksi tidak tercatat sehingga keluar-masuk stok tidak diketahui 2. Kartu stok tidak akurat 3. Stok opname lama dan harus tutup apotek 4. Sulit mendeteksi ED produk, banyak produk kadaluwarsa 5. Sulit mengetahui siklus pergerakan produk, banyak produk yang dead stock 6. Sulit membuat berbagai laporan. Bahkan tidak rutin membuat laporan keuangan 7. Sulit mendeteksi jika ada perubahan harga modal 8. Ketika mau pengadaan, bingung produk apa yang perlu dibeli sehingga nebak-nebak 9. Kebocoran keuangan tidak ketahuan, misalnya kebocoran kasir 10. Ingin meninggalkan apotek, tetapi khawatir karena kurang percaya pada karyawan 11. Sulit memantau keberjalanan atau performa apotek 12. Waktu Anda habis dengan rutinitas yang membosankan seperti mencatat kartu stok, rekap laporan, dan lain-lain |
Mengelola apotek secara manual, tentu menuntut pebisnis apotek dan karyawannya untuk dapat melakukan semuanya secara manual. Tentunya hal ini berisiko memusingkan, tidak rapi, dan tidak akurat yang akhirnya dapat mempengaruhi pelayanan di apotek dan pertumbuhan apotek. Bagaimana, apakah jawaban Anda ‘benar’ semua atau mayoritas ‘benar’? Jika jawaban Anda mayoritas ‘benar’ ada baiknya Anda mempertimbangkan untuk menggunakan software untuk membantu pengelolaan apotek.
Manfaat Penggunaan Software dalam Mengelola Apotek
Inilah yang menjadi alasan hadirnya software manajemen apotek. Software untuk apotek harus bisa menjadi solusi berbagai permasalahan di apotek. Umumnya terdiri dari SIM (sistem informasi manajemen) yang terintegrasi dengan POS (point of sales/kasir), dilengkapi dengan berbagai fitur untuk menjangkau pelanggan. Sederhananya, setiap transaksi akan tercatat di sistem sehingga pencatatan stok menjadi akurat, berbagai laporan di apotek dan analisis akan dibuatkan otomatis, serta performa apotek dapat dimonitor secara real time. Berikut manfaat utama penggunaan software bagi apotek,
Setiap transaksi akan tercatat
Setiap transaksi baik penjualan dan pembelian akan tercatat secara rapi di sistem. Adanya sistem POS atau kasir yang terintegrasi dengan data inventori akan memudahkan dalam melakukan penjualan produk. Transaksi pembelian juga akan tercatat rapi seperti surat pesanan pembelian, faktur. Maupun transaksi lainnya misalnya ada perpindahan/mutasi stok.
Pemantauan performa apotek lebih mudah
Dengan sistem, semua transaksi yang tercatat akan diolah dan ditampilkan untuk penggunanya dalam berbagai laporan dan visual grafis. Sehingga pebisnis apotek dapat dengan mudah memantau performa apoteknya. Misalnya untuk mengetahui produk apa saja yang paling laris di bulan Februari 2023, untuk mengetahui berapa omzet dan profit apotek sehari, dan menilai status persediaan produk. Semua bisa dilakukan dengan mudah dan real time.
Pengelolaan stok menjadi efektif
Pengelolaan persediaan seringkali berhadapan dengan beberapa permasalahan dasar seperti berapa banyak produk yang harus diadakan dan bagaimana prosedur untuk mengendalikannya. Sistem akan membantu pebisnis apotek dalam melakukan pengelolaan stok secara efektif. Misalnya dalam membuat perencanaan pengadaan yang efektif, menilai siklus penjualan produk, mendeteksi produk mendekati ED, memberikan rekomendasi dalam pembelian, dan lain-lain. Yang intinya untuk membuat persediaan di apotek cukup sehingga bisa memenuhi kebutuhan masyarakat tanpa harus menghabiskan banyak biaya penyimpanan.
Laporan rapi dan akurat
Apakah Anda pusing dan harus lembur untuk membuat laporan apotek? Laporan apotek harus dibuat untuk memenuhi regulasi dan untuk menilai keberjalanan apotek. Dengan adanya software, berbagai laporan akan dibuatkan akurat dan otomatis berdasarkan semua transaksi di apotek. Tidak perlu lagi mengumpulkan data, melakukan perhitungan dan pengolahan data secara manual untuk membuat laporan.
Penyusunan strategi bisnis apotek menjadi lebih mudah
Karena berbagai data, laporan, dan analisis dibuatkan otomatis oleh sistem, maka pebisnis apotek punya lebih banyak waktu untuk melakukan pelayanan kefarmasian dan penyusunan strategi bisnis. Berbagai data dan informasi terkait persediaan dan keuangan dapat menjadi bahan dalam menyusun strategi untuk meningkatkan omzet apotek.
Cara Memilih Software Apotek Terbaik
Setelah mengetahui manfaat utama penggunaan software untuk pengelolaan apotek, dapat dikatakan bahwa software menjadi penting untuk membuat apotek ‘naik level’. Lalu, apa saja yang harus dipertimbangkan untuk memilih software apotek terbaik?
1. Apakah sistemnya untuk umum atau khusus apotek?
Ada beberapa hal yang membedakan bisnis retail umum dengan apotek. Diantaranya apotek merupakan bisnis yang penuh regulasi (high-regulanted), jumlah SKU-nya banyak, dan pengelolaan stok yang lebih detail, misalnya ED-batch produk harus tercatat rapi. Hal inilah yang membuat software retail umum tidak cocok untuk dipakai di apotek. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai perbedaannya, bisa dibaca disini.
2. Bagaimana kelengkapan fiturnya?
Fitur yang disediakan menjadi hal penting, karena harus bisa menjawab berbagai permasalahan dan kebutuhan apotek. Fitur yang lengkap akan membantu pebisnis apotek untuk lebih fokus pada hal-hal strategis.
3. Apakah aplikasinya mudah digunakan?
Akan percuma jika aplikasi memiliki banyak fitur namun sulit untuk digunakan. Oleh karena itu, penting untuk memilih aplikasi yang user friendly, tampilan yang mudah digunakan, dan tidak perlu training karyawan berlama-lama.
4. Bagaimana kualitas support dari penyedia software?
Sangat mungkin pengguna aplikasi mengalami kendala atau mempunyai pertanyaan terkait penggunaannya. Maka penting untuk memastikan penyedia software memiliki tim support yang handal dan available untuk melayani kendala dan pertanyaan pengguna.
5. Apakah data apotek bisa dijamin aman?
Keamanan data apotek menjadi hal yang penting. Pastikan software memiliki sistem pengamanan baik dari sisi teknologi, pengamanan akses, dan memiliki kebijakan privasi.
6. Apakah software akan terus berkembang?
Kebutuhan dan regulasi terkait apotek akan terus berkembang. Hal ini harus dipertimbangkan apakah penyedia sistem berkomitmen untuk terus melakukan pengembangan dan update fitur. Penyedia software juga harus mau dan siap menampung usulan dan masukan dari pengguna untuk pengembangan yang berkelanjutan agar software selalu fit dan cocok dengan kebutuhan penggunanya.
Itulah beberapa manfaat, pentingnya, dan hal apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih software terbaik bagi apotek Anda. Pastikan Anda memilih software yang handal dan memenuhi kriteria dan kebutuhan apotek Anda, seperti Apotek Digital. Apotek Digital merupakan software yang didesain khusus untuk apotek, memiliki fitur yang lengkap, mudah digunakan, terus berkembang, mempunyai tim support yang handal, dan mempunyai kebijakan pengamanan data apotek. Anda bisa mencoba free trial-nya gratis, untuk mencoba bagaimana mudahnya kelola apotek dengan Apotek Digital.
