Melakukan stok opname (SO) tentu bukan hal yang asing lagi bagi apotek, bukan? Biasanya akan ada selisih dan penyesuaian stok. Kegiatan ini biasanya dilakukan pada jangka waktu tertentu sesuai dengan standar prosedur dan peraturan di apotek. Stok opname merupakan suatu metode pengendalian persediaan di apotek yang berupa menghitung stok fisik (stok nyata) di apotek lalu dicocokkan dengan catatan di kartu stok.

Stok opname penting dilakukan untuk mengendalikan persediaan di apotek. Dengan melakukan kegiatan opname secara rutin, apotek bisa mengetahui apakah kartu stoknya akurat dan melakukan penyesuaian jika ada selisih antara stok fisik dan catatan di kartu stok. Dari kegiatan opname ini juga akan ketahuan jika ada stok produk yang rusak, hilang, dan kadaluarsa.

Jenis Selisih dan Penyesuaian Stok Saat SO

Selisih dan penyesuaian stok saat stok opname ini ada dua jenis, yaitu :

Penyesuaian positif, yaitu penyesuaian stok yang dilakukan ketika stok fisik lebih dari stok di catatan/kartu stok, sehingga ada kelebihan stok nyata di penyimpanan
Penyesuaian negatif yaitu penyesuaian stok yang dilakukan ketika stok fisik kurang dari stok di catatan/kartu stok, sehingga ada kekurangan stok nyata di penyimpanan. Biasanya terjadi karena ada stok yang tertukar, hilang, rusak, dan sudah kadaluarsa

Kedua jenis selisih dan penyesuaian ini tidak bagus di apotek, karena menyiratkan catatan stok yang tidak akurat. Selanjutnya adanya penyesuaian ini juga akan mempengaruhi HPP (harga pokok penjualan), laporan keuangan, dan pelayanan di apotek. Oleh karena itu, sebisa mungkin penyesuaian stok ini 0% atau tidak ada sama sekali. Tentu ini menjadi PR bagi apotek agar pengelolaan dan pengendalian stoknya baik dan catatan di kartu stoknya akurat.

Penyebab Selisih dan Penyesuaian Saat SO

Pernahkah Anda mengalami ketika melakukan stok opname, ada stok produk yang kurang atau lebih dari catatan? Menyadari ada produk yang hilang dan rusak? Inilah salah satu bentuk selisih stok yang mengharuskan apotek melakukan penyesuaian. Berikut beberapa penyebab terjadinya selisih stok di apotek.

Stok produk hilang dan tertukar

Selisih stok yang terjadi saat stok opname sering disebabkan karena barang yang hilang. Entah karena terjadi kecurangan karyawan, lupa mencatat saat adanya transaksi, tertukar nama produk saat mencatat terutama untuk produk yang mirip dan varian, ataupun hal lainnya yang tentunya akan merugikan apotek.

Salah input satuan produk

Jangan sampai karyawan salah input jumlah pada satuan produk. Yang seharusnya dalam strip, tapi yang diinput stok dalam tablet.

Tidak melakukan pengecekan produk ketika datang

Terkadang, pengecekan produk hanya dilakukan pada saat barang datang secara garis besar saja. Padahal sebaiknya pengecekan dilakukan pula dengan kondisi produk secara detail untuk mencegah adanya produk yang rusak ataupun kadaluarsa yang nantinya akan berpengaruh terhadap stok.

Penyimpanan produk tidak rapi

Penyimpanan yang tidak rapi tentu akan membuat proses pengecekan ataupun pemantauan menjadi sulit, risiko produk hilang atau tercampur produk lain juga besar. Sehingga untuk mempermudah saat stok opname sebaiknya penyimpanan produk di apotek anda tertata dengan rapi

Pencatatan stok dilakukan manual

Pencatatan yang masih dilakukan secara manual sangat berisiko lupa, terlebih saat apotek ramai. Apakah anda akan mengingat produk apa saja yang keluar pada satu waktu ? Tentu bukan hal mudah, pencatatan stok setiap produk menjadi berantakan.

Cara Mengurangi Selisih dan Penyesuaian Saat SO

Mengingat pentingnya apotek melakukan stok opname secara rutin dan efektif, serta sebisa mungkin tidak ada selisih dan penyesuaian karena SO. Berikut cara yang dapat apotek lakukan untuk mengurangi bahkan menghilangkan adanya selisih stok saat SO.

Melakukan pencatatan setiap transaksi di apotek

Pencatatan pada setiap transaksi seringkali menjadi penyebab terjadinya selisih stok. Mengapa? Karena seringkali pencatatan tidak dapat dilakukan pada setiap kali ada transaksi. Sehingga berisiko transaksi tidak tercatat dan lupa. Apalagi jika pencatatan masih dilakukan secara manual, sudah pasti sering lupa dan tertunda. Inilah penyebab paling sering mengapa kartu stok tidak terisi dan akurat. Maka dari itu, sebagai pembinis anda juga perlu memperhatikan agar setiap transaksi masuk ataupun keluar dapat tercatat dengan baik.

Rutin melakukan stok opname

Opname di apotek diumumnya dilakukan 6 bulan sekali, 3 bulan sekali atau sebulan sekali sesuai dengan kebijakan masing-masing apotek. Sedangkan menurut Petunjuk Teknis Pelayanan Kefarmasian di Apotek tahun 2019, stok opname sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 6 bulan. Khusus untuk golongan narkotika dan psikotropika, opname dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 1 bulan.

Melakukan penyimpanan produk dengan baik

Anda dapat melakukan penyimpanan dengan baik, berdasarkan stabilitas dan kategorinya. Misalnya disusun berdasarkan bentuk sediaan dan kelas terapi/farmakologi sehingga dapat memudahkan pada saat melakukan stok opname. Selain itu penataan barang yang baik juga dapat mempermudah pengecekan kondisi barang yang ada sehingga dapat terhindar dari obat rusak dan kadaluarsa.

Menerapkan sistem barcode

Selisih stok terjadi salah satunya karena ketidaktelitian dalam pencatatan. Maka dari itu, untuk mengatasi hal tersebut, gunakan sistem barcode. Setiap produk memiliki barcode sebagai identitas unik. Ini akan membantu kelancaran aktivitas bisnis termasuk dalam pengelolaan stok, transaksi penjualan, hingga stok opname. Dengan menggunakan sistem barcode proses pencatatan transaksi, hingga stok opname menjadi lebih efisien dan cepat. Input dapat juga menjadi lebih cepat, lebih tepat, dan terhindar dari kesalahan dan barang tertukar.

Menggunakan software apotek handal : Apotek Digital

Penggunaan software Apotek Digital dapat membantu Anda mengurangi bahkan menghilangkan selisih dan penyesuaian pada stok opname. Berbagai fitur dirancang khusus untuk mengelola apotek agar lebih mudah dan handal. Seperti fitur pencatatan di setiap transaksi, stok opname tanpa harus tutup apotek, serta cetak dan scan barcode. Manfaatkan berbagai fitur di Apotek Digital untuk menghindari berbagai kerugian di apotek, buat apotek maju dan berkembang. Coba gratis disini.

Penyebab Selisih dan Penyesuaian Saat Stok Opname di Apotek