Stock opname adalah rangkaian kegiatan perhitungan jumlah stok produk secara fisik dan menyesuaikan dengan data di catatan. Kegiatannya mencakup perhitungan stok fisik yang ada, pemeriksaan produk secara langsung, penataan, dan penyesuaian dengan catatan. Singkatnya, stock opname yang efektif adalah kegiatan mencocokkan data stok yang tercatat di kartu stok dengan stok fisik yang ada secara efektif dan mudah.
Tujuan Melakukan Stock Opname
Stock opname perlu dilakukan sebagai teknik pengendalian persediaan di apotek. Dilakukan untuk mengetahui jumlah persediaan produk yang dijual di apotek. Bertujuan untuk mengetahui kesesuaian antara stok yang tercatat dengan stok riil yang ada di apotek. Selain itu, juga bertujuan untuk memeriksa kas, aktiva, hutang dan piutang bisnis apotek Anda sehingga Anda mengetahui kondisi aset dan keuangan di apotek. Hal ini perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan data stok yang tercatat benar, memastikan aktivitas penjualan di apotek lancar, dan untuk menghindari kerugian seperti karena produk hilang, rusak atau kadaluarsa.
(Baca juga : Penting Dilakukan! Teknik Pengendalian Persediaan di Apotek)
Cara Melakukan Stock Opname
Opname di apotek diumumnya dilakukan 6 bulan sekali, 3 bulan sekali atau sebulan sekali sesuai dengan kebijakan masing-masing apotek. Sedangkan menurut Petunjuk Teknis Pelayanan Kefarmasian di Apotek tahun 2019, opname sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 6 bulan. Khusus untuk golongan narkotika dan psikotropika, opname dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 1 bulan.
Semakin sering dilakukan, maka akan semakin mudah untuk penanganan jika ada stok yang tidak sesuai. Biasanya ketika melakukannya, kegiatan pelayanan di apotek akan ditutup sementara atau karyawan harus lembur agar perhitungan stok berjalan lancar dan tepat tanpa mengganggu transaksi di apotek.
Secara ringkas, berikut langkah-langkah dalam melakukan opname,
1. Tahap persiapan
Pada tahap ini, biasanya dilakukan pemisahan dan penandaan kelompok produk yang mana yang akan diopname. Pemberian informasi kepada karyawan, serta penyiapan ruang atau space untuk melakukan opname. Karena dibutuhkan space atau tempat khusus agar stock opname mudah, rapi dan efisien.
2. Tahap perhitungan
Pada tahapan ini, setiap karyawan dibekali dokumen data stok yang tercatat dan formulir. Setiap karyawan akan mengecek dan menghitung stok riil, mencatatanya di formulir dan melaporkan jika ada selisih (kelebihan atau kekurangan) stok. Setiap pengecekan dan perhitungan hendaknya dilakukan dengan seksama. Adanya selisih baik kelebihan maupun kekurangan karena kesalahan atau lupa dalam mencatat keluar-masuknya stok, adanya kehilangan/kecurian atau pencatatan yang salah.
(Baca juga : Tantangan dalam Melakukan Stok Opname di Apotek)
Stock Opname dengan Aplikasi Apotek Digital
Melakukan stock opname secara manual, tentunya sangat merepotkan dan dapat mengurangi omzet apotek jika apotek harus tutup sementara. Belum lagi risiko kesalahan dan kelupaan pencatatan di kartu stok, sehingga stok tidak terdata dengan baik. Oleh karena itu, sudah saatnya beralih ke sistem digital. Dengan Aplikasi pengolah apotek Apotek Digital, pencatatan kartu stok dilakukan otomatis setiap ada transaksi. Selain itu, apotek bisa melakukan stok opname secara real time tanpa harus tutup apotek melalui masing-masing device (komputer atau HP) karyawan, sehingga pebisnis apotek tidak perlu menutup apotek atau menghentikan pelayananan di apotek untuk melakukan stock opname, dan pastinya akan menjadi lebih efektif dan mengurangi risiko kesalahan.
Apotek Digital adalah aplikasi untuk membantu semua aktivitas pengelolaan di apotek, yang bisa diakses dimana saja kapan saja, memiliki fitur yang lengkap, dan mudah digunakan. Untuk mengenal lebih lanjut mengenai aplikasi Apotek Digital, bisa kunjungi disini.
