Bagi pebisnis apotek, menjaga integritas dan kepercayaan adalah hal utama. Namun, risiko kecurangan karyawan apotek bisa selalu mengintai. Anda tidak bisa mempercayakan perihal keuangan sepenuhnya kepada karyawan. Sebagai owner, Anda tetap harus turun tangan dan memantau kondisi apotek. Artikel ini akan membahas berbagai modus dan bentuk kecurangan karyawan yang sering terjadi di apotek. Serta memberi tips solusi praktis untuk mencegahnya. Dengan pemahaman dan strategi yang tepat, Anda dapat melindungi bisnis apotek dari celah kebocoran dan kerugian finansial sekaligus tetap membangung hubungan baik dan hangat dengan karyawan.

Daftar Isi

1 Modus Kecurangan Karyawan yang Sering Terjadi di Apotek
2 Studi Kasus Viral : Kecurangan Karyawan di Apotek
3 Solusi Efektif untuk Mencegah Kecurangan Karyawan di Apotek

Modus Kecurangan Karyawan yang Sering Terjadi di Apotek

Kecurangan karyawan tidak selalu secara terang-terangan mengambil uang dari apotek. Menyebabkan kerugian puluhan hingga ratusan juta dalam waktu yang lama, modus yang digunakan seringkali lebih halus dan terstruktur sehingga owner apotek lambat dan sulit mengetahuinya. Beberapa modus kecurangan karyawan yang sering terjadi berdasarkan cerita-cerita mitra Apotek Digital yang kami dapat diantaranya :

Manipulasi Stok dan Penjualan Fiktif

Ini adalah salah satu bentuk kecurangan yang paling sering terjadi. Karyawan yang bertugas di bagian Kasir melakukan modus kecurangan berikut :

Penjualan fiktif : mencatat transaksi penjualan fiktif dan mengambil uang cash di laci kasir. Barang yang seharusnya terjual tetap ada di rak, dan uangnya masuk ke kantung pribadi
Pencurian produk dengan harga tinggi : mengambil produk atau obat yang bernilai tinggi, seperti suplemen impor, produk kecantikan, susu formula, dan obat mahal. Kemudian produk tersebut dijual di luar sistem apotek dengan harga lebih murah

Penggelapan Uang Tunai dari Transaksi Pembelian

Modus ini terjadi ketika karyawan tidak mencatat transaksi penjualan padahal produknya terjual ke pelanggan. Uang hasil penjualan yang seharusnya masuk ke kas apotek digelapkan masuk ke kantung pribadi tanpa tercatat di sistem. Kecurangan ini paling mudah dilakukan namun sulit terdeteksi jika tidak ada sistem yang ketat, apotek belum menerapkan wajib memberikan struk belanja, dan tidak ada pengawasan.

Mengubah Harga Jual Obat

Kecurangan karyawan dengan mengubah harga jual obat lebih tinggi dari harga jual yang ditetapkan apotek. Misalnya harga produk A Rp 30.000,- tetapi karyawan menjualnya dengan harga Rp 35.000,- sehingga selisih harga jual akan masuk ke kantung pribadi karyawan. Modus ini harus diwaspadai karena bisa membuat pelanggan berpaling karena harga jual di apotek terlalu tinggi bahkan review buruk yang ditulis pelanggan (misalnya di Google My Business) bisa mempengaruhi reputasi apotek Anda.

Penyalahgunaan Klaim Asuransi

Kecurangan ini lebih kompleks dan melibatkan karyawan yang memiliki akses ke sistem klaim. Bisa terjadi pada apotek atau klinik yang melayani asuransi. Contohnya mengajukan klaim asuransi kesehatan fiktif untuk obat-obatan dan layanan mahal yang tidak pernah diambil pasien. Uang penggantian dari perusahaan asuransi kemudian digelapkan dan masuk ke kantung karyawan.

Penyalahgunaan Wewenang Pemesanan Barang

Modus ini bisa dilakukan dengan menyalahgunakan wewenang saat pemesanan barang ke supplier atau PBF. Karyawan memesan barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan (berlebihan) untuk mendapat diskon, cashback, atau bonus tertentu dari supplier. Keuntungan tersebut masuk ke kantung karyawan tanpa dicatat/dilaporkan. Kecurangan lainnya berupa karyawan menggunakan wewenang pemesanan barang dari apotek namun barang tidak pernah masuk ke rak penyimpanan di apotek. Barang dijual atau diberikan ke apotek lain, keuntungannya masuk ke kantung pribadi karyawan.

Studi Kasus Viral : Kecurangan Karyawan di Apotek

Ada beberapa kasus nyata mengenai kecurangan karyawan di apotek yang viral dan banyak diberitakan oleh media. Dari kasus-kasus ini, Anda sebegai owner bisa mengambil pelajaran dengan mengetahui modusnya agar tidak terjadi di apotek Anda.

Penggelapan uang oleh karyawan apotek di Sidrap, Sulawesi Selatan

Kasus ini sempat viral di tahun 2024. Seorang karyawan apotek diduga menilap uang hasil penjualan setiap harinya dengan nominal bervariasi mulai dari Rp500.000 hingga jutaan rupiah. Aksi ini dilakukan kurang lebih selama tiga bulan, dan total kerugian apotek ditaksir mencapai Rp360 juta rupiah. Uang tersebut digunakan oleh pelaku untuk membeli motor, mobil hingga tanah. Lemahnya sistem pengawasan menjadi penyebab utama kecurangan ini bisa terjadi hingga hampir setiap hari selama tiga bulan.

Apoteker menilap uang hingga miliaran di apotek di Sleman

Modusnya dengan membuat laporan palsu dan manipulasi data penjualan. Berbagai kecurangan ditutupi dan laporan apotek dimanipulasi. Setelah audit internal, ternyata diketahui apotek mengalami kerugian hingga Rp1,6 miliar rupiah sebab terjadi sudah dalam waktu lama. Pelaku juga ternyata sudah pernah mengalami kejahatan serupa di apotek lainnya. Kasus ini menunjukkan bahwa kecurangan bisa saja dilakukan oleh Penanggung Jawab atau orang yang sangat Anda percaya di apotek dengan jabatan lebih tinggi. Oleh karena itu, urusan keuangan Anda tidak bisa percaya 100% pada karyawan

Apoteker terlibat pengedaran obat keras dan psikotropika di Jakarta

Polda Metro Jaya pada tahun 2023 membongkar praktik pembuatan resep fiktif dan peredaran obat secara ilegal di Jakarta dan sekitarnya. Modus ini melibatkan 26 pelaku terdiri dari apoteker di apotek hingga pedagang di toko obat. Pelaku membuat resep fiktif dan menjual obat keras & psikotropika tanpa resep kepada pelanggan. Uang hasil penjualan masuk ke kantung pribadi. Lemahnya pengawasan dan etik kerja bisa menjadi penyebabnya. Selain menyebabkan kerugian finansial, kecurangan ini juga bisa membuat reputasi jelek bahkan apotek bisa ditutup.

Solusi Efektif untuk Mencegah Kecurangan Karyawan di Apotek

Kasus dan modus di atas menjadi pengingat bahwa apotek sebagai bisnis yang banyak mengelola uang cash dan produk berharga rentan terhadap kecurangan. Berikut beberapa tips dan solusi efektif yang sudah teruji untuk mencegah berbagai celah kecurangan karyawan di apotek.

Sistem Rekrutmen Karyawan

Lakukan seleksi dan rekrutmen karyawan yang tepat. Seleksi di awal penting untuk memastikan karyawan yang direkrut kompeten, jujur, dan bertanggung jawab. Selain melakukan tes dan interview, Anda juga bisa mengecek latar belakang calon karyawan untuk memastikan integritas dan rekam jejaknya

Pasang CCTV di Area Krusial

Anda bisa memasang kamera pengawas (CCTV) di area krusial, seperti area kasir, ruang penyimpanan obat, dan pintu masuk apotek. Ini tidak hanya mencegah kecurangan, tetapi juga bisa memberikan rasa aman bagi karyawan dan pelanggan apotek

Lakukan Body Check Ketika Karyawan Pulang

Rutin lakukan body check atau pemeriksaan badan dan bawaan karyawan sebelum mereka pulang. Jadikan ini bagian dari SOP saat karyawan meninggalkan area apotek

Pastikan Setiap Penjualan Disertai Struk

Buat pelanggan menjadi sistem kontrol apotek. Anda sering menemui tulisan di meja kasir minimarket, apotek, atau supermarket ‘gratis jika tidak disertai struk’? Tujuan utamanya adalah membuat karyawan selalu menginput transaksi penjualan di sistem.

Selalu Cek Kesesuaian Antara Setoran dan Omzet

Owner perlu mengecek kesesuaian antara setoran dan omzet di setiap tutup shift. Disinilah pentingnya apotek punya laporan shift dan briefing di awal shift. Lakukan pengecekan segera jika ada selisih antara setoran dan catatan omzet yang seharusnya. Cek juga keseuaian antara pendapatan berupa cash (tunai) dengan pendapatan di rekening apotek

Rutin Melakukan Stock Opname

Lakukan stock opname secara rutin untuk mengecek keseuaian stok fisik dengan catatan, serta mengetahui produk yang rusak & kadaluarsa. Anda juga bisa menerapkan hitung stok sampel dari beberapa produk yang terjual di shift tersebut. Hal ini akan menyulitkan karyawan untuk memanipulasi data persediaan dalam jangka panjang

(Baca juga : Panduan Lengkap Stock Opname : Cara Efektif Kelola Stok)

Rutin Membuat Laporan Penjualan dan Keuangan

Apotek wajib mempunyai laporan penjualan pershift dan perhari serta laporan keuangan perbulan. Jangan sampai owner tidak mempunyai laporan sehingga tidak tahu kondisi persediaan maupun keuangan apotek

Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Permenkes No 73 Tahun 2016 telah mewajibkan apotek mempunyai struktur organisasi yang jelas. Pastikan struktur organisasi ini ada pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas antara Apoteker, kasir, admin, dan lain-lain sesuai dengan karyawan yang ada di apotek. Hindari satu orang yang memiliki kontrol penuh atas semua proses keuangan dan persediaan di apotek. Jika Anda sebagai owner mempercayakan seseorangan sebagai penanggung jawab (Apoteker Penanggung Jawab) maka Anda juga perlu mengontrol keuangan dan persediaan di apotek

Menerapkan Sistem KPI

KPI (key performance indicator) dapat meningkatkan produktivitas karyawan, memberikan semangat dan motivasi bekerja karena pengukuran kinerja dilakukan secara objektif. Ini bisa membuat kultur kerja di apotek menjadi fair dan transparan

Menggunakan Software Apotek Terbaik : Apotek Digital

Gunakan software atau aplikasi apotek terbaik dengan fitur lengkap dan terintegrasi. Tersedia sistem Kasir atau POS (point of sales) yang terintegrasi dengan persediaan dan keuangan. Anda bisa memilih software apotek online yang bisa diakses di komputer & HP bersamaan dari mana saja. Rekomendasi software apotek terbaik untuk mencegah berbagai celah kerugian dan kecurangan karyawan adalah Apotek Digital. Dengan menggunakan software potek Digital, Anda bisa :

Memantau apotek dari jauh walaupun sedang tidak berada di apotek, dari handphone dan komputer
Mengatur akun dan hak akses karyawan secara custom dan detail sesuai dengan tugas dan tanggung jawab karyawan
Manajemen buka-tutup shift yang transparan, disertai laporan shift. Sehingga selisih keuangan antara sistem dan fisik bisa diketahui segera. Anda juga bisa menerapkan sistem buka shift menggunakan presensi, foto dan tag location
Bisa dihubungkan dengan printer struk, memastikan karyawan menginput penjualan dan mencetak struk penjualan
Laporan penjualan, persediaan, dan laporan keuangan yang akurat dan otomatis
Stock opname yang mudah tanpa harus tutup apotek
Sistem manajemen KPI karyawan
Sistem keamanan berlapis dengan memantau log aktivitas akun karyawan

Dengan menerapkan solusi praktis di atas, owner dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan transparan. Serta melindungi bisnis apotek dari kerugian yang disebabkan celah kecurangan karyawan. Kalau Anda tertarik mencoba sistem Apotek Digital dan tahu lebih lanjut bagaimana sistem apotek bisa mencegah celah kerugian di apotek, Anda bisa coba gratis free trial-nya disini!

Studi Kasus Kecurangan Karyawan Apotek : Modus dan Solusinya