Stok opname adalah salah satu bentuk pengendalian persediaan di apotek. Penting dilakukan namun ada beberapa tantangan dalam melakukannya. Stok opname merupakan serangkaian kegiatan perhitungan stok produk secara fisik dan penyesuaian terhadap data stok yang tercatat di Kartu Stok. Kegiatan ini meliputi perhitungan stok fisik, pemeriksaan produk untuk memastikan tidak rusak dan kadaluarsa, penyesuaian dengan catatan, dan penataan untuk penyimpanan. Dalam melakukan stok opname, ada beberapa tantangan yang bisa menghambat keberhasilan SO di apotek.
(Baca juga : Kartu Stok Obat, Apa Fungsinya dan Bagaimana Cara Membuatnya?)
Alasan Apotek Perlu Melakukan Stok Opname (SO)
Stok opname penting secara rutin untuk dilakukan di apotek. Tujuannya untuk memastikan ketersediaan dan kesesuaian stok sehingga apotek bisa melakukan pelayanan kepada pelanggan dengan baik. Berikut beberapa alasan mengapa apotek perlu melakukan SO.
- Untuk mengetahui secara pasti jumlah persediaan di apotek. Meminimalisasi penyimpanan pada persediaan, baik kelebihan atau kekurangan
- Untuk mencocokkan data persediaan nyata dengan catatan atau kartu stok. Sehingga catatan di kartu menjadi akurat dan sesuai dengan stok nyata
- Untuk melakukan pengecekkan kondisi produk, misalnya jika ada produk yang rusak, terselip, hilang, atau kadaluarsa. Sehingga bisa dilakukan antisipasi lebih cepat untuk menghindari kerugian
- Untuk melakukan tindak lanjut dengan cepat jika ada produk yang rusak, hilang, dan kadaluarsa. Sehingga tidak terjadi stok kosong yang bisa mempengaruhi pelayanan di apotek
- Sebagai bahan evaluasi data persediaan. Dilihat dari nilai penyesuaian karena SO. Nilai penyesuaian harus diminimalkan karena akan mempengaruhi HPP (harga pokok penjualan) dan laporan laba rugi di apotek
(Baca juga : Data Persediaan yang Perlu Dievaluasi Rutin oleh Apotek)
Berapa Kali Seharusnya Apotek Melakukan SO?
Opname di apotek umumnya dilakukan setiap 6 bulan, 3 bulan, bahkan 1 bulan tergantung kebijakan di apotek. Semakin sering semakin bagus untuk mencegah adanya selisih stok karena akan semakin mudah untuk penanganan jika ada stok yang tidak sesuai. Namun harus tetap memperhatikan kemampuan apotek untuk melakukannya. Sedangkan menurut Petunjuk teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek tahun 2019, stok opname sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP perlu dilakukan secara berkala. Sekurang-kurangnya sekali dalam 6 (enam) bulan untuk persediaan biasa. Namun untuk obat yang diawasi khusus seperti Narkotika dan Psikotropika, perlu dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 1 (satu) bulan.
Tantangan dalam Melakukan SO
Bagi Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian yang sedang atau pernah praktik di apotek, SO ini bisa menjadi agenda yang menguras tenaga, hati, dan pikiran. Bagaimana tidak? Banyaknya item dan jumlah produk di apotek menuntut perhitungan dan penyesuaian harus dilakukan secara teliti. Berikut beberapa tantangan dalam melakukan stok opname di apotek.
Varian dan jumlah produk di apotek banyak
Jumlah item sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP yang dijual di apotek lebih banyak dibandingkan bisnis retail umum. Suatu apotek bisa memiliki 500-5000 item produk yang diidentifikasi dengan SKU (stock keeping unit). Ini menjadi tantangan tersendiri untuk bisa melakukan opname pada semua persediaan di apotek. Untuk melakukan SO secara efisien, apotek perlu memetakan kelompok sediaan mana dahulu yang perlu diopname dan mencatat kapan melakukan opname terakhir.
SO perlu persiapan
Agar SO berjalan efektif, perlu dilakukan persiapan. Diantaranya pemisahan dan penandaan pada kelompok produk yang akan diopname, memberi ruang (space) agar opname berjalan baik, dan memberikan informasi/briefing terhadap karyawan mengenai SOP (standar prosedur) opname stok.
(Baca juga : SOP Apotek, Apa Manfaatnya dan Bagaimana Cara Membuatnya?)
Melakukan SO lama dan harus tutup apotek
Melakukan SO secara manual perlu mendedikasikan waktu khusus agar proses opname tidak terganggu oleh keluar masuknya stoknya karena adanya transaksi. Oleh karena itu, apotek biasanya harus menutup sementara pelayanan di apotek agar hasil SO akurat. Tentu ini akan mengurangi omzet dan pendapatan apotek, karena harus tutup dan tidak melakukan penjualan selama menjalankan SO.
Selisih antara data di kartu stok dan stok nyata
Biasanya salah satu hasil dari SO adalah ditemukan ketidaksesuaian antara data di Kartu Stok dan stok nyata yang ada. Selisih ini perlu diselidiki penyebabnya. Misalnya jika stok terselip disimpan di rak yang salah, maka stok harus dicari. Jika stok nyata ternyata berkurang karena hilang, dicuri, rusak, kadaluarsa maka akan merugikan apotek. Penyesuaian karena SO juga akan mempengaruhi HPP (harga pokok penjualan) dan laporan laba rugi apotek. Oleh karena itu, penting bagi apotek untuk melakukan pencatatan kepada setiap transaksi keluar masuk stok produk di apotek.
Masalah akurasi data hasil SO
Salah satu tantangan dalam melakukan SO adalah akurasi. Kesalahan pada input data stok akan mengakibatkan kesalahan dan tidak akuratnya hasil SO. Oleh karena itu, penting untuk melakukan verifikasi atau double check terhadap hasil SO.
(Baca juga : Cara Melakukan Stok Opname yang Efektif di Apotek)
Stok Opname Mudah Tanpa Tutup Apotek dengan Software Apotek Digital
Melakukan stok opname secara rutin perlu dilakukan di apotek untuk mengendalikan persediaannya. Namun dibalik itu, ada beberapa tantangan yang dihadapi dalam melakukan opname. Software apotek handal, Apotek Digital membantu pebisnis apotek untuk bisa melakukan SO dengan mudah dan tanpa harus tutup apotek. SO bisa dilakukan oleh setiap karyawan melalui masing-masing smartphone dan komputer sehingga lebih cepat. Data SO juga bisa langsung diinput di sistem dan data persediaan akan terbarui secara otomatis sehingga apotek tetap bisa melakukan transaksi dan pelayanan, tanpa harus tutup apotek. Dilengkapi juga kolom untuk verifikasi dan tanggal terakhir opname untuk meningkatkan akurasinya. Coba gratis DISINI dan nikmati kemudahan mengelola apotek dengan Apotek Digital.
