Hal yang Harus Diperhatikan Saat Penerimaan Obat di Apotek

Aktivitas penerimaan persediaan farmasi (termasuk obat) merupakan salah satu standar pelayanan kefarmasian di apotek sesuai dengan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016. Penerimaan obat merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan, dan harga yang tertera dalam Surat Pesanan dengan kondisi fisik barang yang diterima. Aktivitas ini tidak hanya sekedar menerima barang lalu menyimpannya di rak, tetapi ada aktivitas pemeriksaan dan verifikasi untuk memastikan pesanan sesuai, produk dalam kondisi aman, dan berkualitas. Dengan prosedur penerimaan obat yang banar, apotek bisa mencegah berbagai celah kerugian keuangan seperti stok hampir kadaluarsa, produk rusak, salah kirim, pengaturan harga jual yang tepat, dan lain-lain. Berikut hal yang harus diperhatikan, langkah-langkahnya, dan tips saat penerimaan barang di apotek.

Hal yang Harus Diperhatikan Saat Penerimaan Obat di Apotek

Aktivitas penerimaan obat di apotek bukan hanya sekedar menerima pesanan lalu meletakkannya di penyimpanan. Ada peraturan dan standar yang perlu dipenuhi seperti siapa yang harus menerima, apa saja yang perlu dicek, dan dokumen wajib apa yang menyertainya. Beberapa peraturan terkait aktivitas penerimaan barang di apotek bisa dicek di Permenkes Nomor 73 Tahun 2016 dan Permenkes Nomor 5 Tahun 2023.

Penerimaan sediaan obat jadi yang termasuk Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi harus dilakukan oleh Apoteker. Sementara untuk obat keras lainnya bisa dilakukan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian. Bila Apoteker berhalangan hadir, penerimaan sediaan farmasi lainnya bisa didelegasikan ke Tenaga Teknis Kefarmasian yang ditunjuk oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek (APA).

Pastikan apotek juga memiliki prosedur atau SOP penerimaan barang/obat agar memudahkan pelaksanaan, menghindari kesalahan sehingga kegiatan penerimaan barang bisa berjalan semestinya.

(Baca juga : SOP Apotek : Manfaat dan Cara Membuatnya)

Langkah-Langkah Penerimaan Obat di Apotek

Bagaimana cara melakukan penerimaan obat di apotek? Apa saja yang perlu dicek? Berikut langkah-langkah praktisnya.

Pemeriksaan Dokumen dan Fisik Barang

Saat barang kiriman PBF atau supplier datang, apotek tidak boleh langsung menerima tanpa melakukan pemeriksaan. Perlu dilakukan pemeriksaan kesesuaian dokumen dan fisik barang, meliputi :

• Kondisi kemasan termasuk segel, label/penandaan dalam keadaan baik dan terbaca jelas
• Kesesuaian nama, bentuk sediaan, kekuatan sediaan dan isi kemasan antara arsip Surat Pesanan (SP) dengan obat yang diterima
• Kesesuaian antara fisik obat dengan Faktur Pembelian dan/atau Surat Pengiriman Barang yang meliputi :
  • Kebenaran nama produsen/manufacturer, nama supplier/PBF, nama obat, jumlah, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, dan isi kemasan
  • Kesesuaian nomor bets dan tanggal kadaluarsa. Pastikan tanggal kadaluarsa produk masih cukup jauh

(Baca juga : Jenis Surat Pesanan Obat (SP) di Apotek)

Apabila hasil pemeriksaan baik dari dokumen maupun fisik barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, maka produk harus segera dikembalikan ke supplier pada saat penerimaan tersebut. Misalnya, barang yang datang tidak sesuai dengan Surat Pesanan, barang datang tidak sesuai dengan isi Faktur, atau barang datang dalam kondisi kemasan rusak/kadaluarsa sebentar lagi. Ini perlu segera dikembalikan ke supplier karena bisa menjadi sumber kerugian bagi apotek.

Apabila pengembalian tidak bisa dilakukan pada saat penerimaan dan perlu dikirim melalui ekspedisi, maka buatkan Berita Acara yang menyataan penerimaan tidak sesuai dan dikembalikan ke supplier.

Pencatatan dan Input Faktur

Jika tahap pemeriksaan dokumen dan fisik barang dinyatakan sesuai dan kondisi kemasan produk baik, maka APoteker atau TTK yang bertugas bisa menandatangani Faktur Pembelian dan/atau Surat Pengiriman Barang. Selanjutnya proses penerimaan obat dilanjutkan dengan pencatatan/input Faktur Pembelian ke sistem apotek.

Input faktur pembelian segera agar tidak terlewat dan meminimalkan kesalahan dalam pencatatan stok. Pencatatan atau input faktur ke sistem sesuai dengan informasi faktur asli. Seperti info supplier, nomor faktur, tanggal penerimaan, nama produk, jenis sediaan, jumlah, info nomor bets, dan tanggal kadaluarsa, serta tanggal jatuh temponya (jika pembelian dilakukan secara kredit/utang ke supplier).

(Baca juga : Pentingkah Mencatat Utang Piutang di Apotek?)

Penyimpanan Barang

Barang yang sudah diterima segera disimpan di rak atau lemari penyimpanan sesuai dengan kebijakan penyimpanan di apotek. Untuk obat golongan Narkotika Psikotropika disimpan di lemari khusus. Untuk obat dan barang lainnya disimpan sesuai kebijakan di apotek, misalnya di rak khusus sediaan liquid, etalase depan, etalase obat keras, dan lain-lain. Jangan lupa untuk mencatat juga di Kartu Stok Produk bahwa ada barang masuk dari aktivitas Pembelian.

(Baca juga : Cara Penyimpanan Obat yang Baik di Apotek)

Dokumentasi

Faktur juga perlu disimpan untuk arsip atau dokumentasi apotek. Tandai faktur yang sudah diinput agar tidak terjadi double input. Untuk dokumentasi, simpan faktur secara berurutan sesuai dengan tanggal penerimaan di ruang/lemari penyimpanan dokumen. Berkas faktur disimpan paling tidak selama 5 tahun sejak faktur diterima. Ini dilakukan antara lain untuk memudahkan jika nanti ada keperluan untuk retur barang dan untuk keperluan audit pajak.

Aktivitas Penerimaan Obat Lebih Mudah dan Akurat dengan Software Apotek Digital

Aktivitas penerimaan obat yang meliputi pemeriksaan dan input Faktur Pembelian jadi lebih mudah dan akurat dengan software Apotek Digital. Pencatatan secara manual sangat berisiko terjadi kesalahan yang bisa menjadi sumber kerugian di apotek. Dengan Apotek Digital, Anda bisa membuat Pesanan yang sesuai kebutuhan apotek, Input faktur yang lebih mudah, dan stok akan ter-update secara real time setelah input faktur dilakukan.

Lebih canggihnya lagi, kini input faktur pembelian di Apotek Digital makin SatSet dengan bantuan AI. Cukup upload foto faktur pembelian, biarkan AI yang membaca dan meng-inputnya untuk Anda. Tinggal verifikasi hasil nya, sesuaikan jika diperlukan, kalau sudah sesuai tinggal lanjutkan dan simpan. Tidak perlu lagi input kode bets, tanggal kadaluarsa, kuantitas, harga, dan lain-lain yang cukup menguras waktu dan tenaga. Biarkan AI yang input dalam sekejap. Anda cukup instruksikan, cek dan verifikasi hasilnya. Yuk, coba gratis sekarang!

Referensi :

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek