Stock opname apotek (sering disingkat SO) merupakan rangkaian kegiatan perhitungan jumlah stok obat secara fisik dan menyesuaikannya dengan catatan (kartu stok). Gunanya untuk memastikan akurasi persediaan dan mencegah kerugian di apotek. Kegiatannya mencakup perhitungan stok fisik yang ada, pemeriksaan produk secara langsung, penataan, dan penyesuaian dengan catatan. Aktivitas ini merupakan salah satu cara untuk mengendalikan persediaan di apotek.
(Baca juga : Pengendalian Persediaan Obat di Apotek)
Daftar Isi
Tujuan Melakukan Stock Opname Apotek
Stock opname perlu dilakukan sebagai teknik pengendalian persediaan di apotek sesuai dengan Petunjuk Teknis Standar Kefarmasian di Apotek. Tidak hanya sekedar untuk mengetahui jumlah persediaan produk nyata yang dijual di apotek. Berikut tujuan apotek rutin melakukan SO, diantaranya :
- Untuk mengetahui kesesuaian antara stok yang tercatat di dalam kartu stok dengan stok nyata
- Mengetahui secara pasti kualitas produk di penyimpanan, seperti kondisi simpan dan tanggal kadaluarsa
- Memeriksa kas, aktiva, hutang, dan piutang bisnis apotek sehingga bisa mengetahui kondisi aset dan keuangan di apotek
- Menghindari kerugian keuangan karena masalah stok seperti stok hilang, rusak, menumpuk, hingga kadaluarsa. Dengan rutin melakukan SO maka stok hilang, menumpuk, dan mendekati kadaluarsa akan cepat diketahui sehingga bisa ditangani segera
- Membuat laporan keuangan dan analisis yang lebih akurat, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan
- Mengoptimalkan pelayanan kepada pelanggan
- Sebagai salah satu hal yang dilaporkan di SIMONA oleh apotek kepada Kementerian Kesehatan RI
(Baca juga : Tips Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)
Kapan Melakukan Stock Opname Apotek?
Opname di apotek umumnya dilakukan setiap 6 bulan sekali, 3 bulan sekali atau sebulan sekali sesuai dengan kebijakan masing-masing apotek. Sedangkan menurut Petunjuk Teknis Pelayanan Kefarmasian di Apotek tahun 2019, opname sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 6 bulan. Khusus untuk golongan narkotika dan psikotropika, opname dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 1 bulan.
Semakin sering dilakukan, maka akan semakin mudah untuk penanganan jika ada stok yang tidak sesuai. Biasanya ketika melakukannya, kegiatan pelayanan di apotek akan ditutup sementara atau karyawan harus lembur agar perhitungan stok berjalan lancar dan tepat tanpa mengganggu transaksi di apotek.
(Baca juga : Masalah Stok di Apotek, Begini Tips Mengatasinya!)
Aktivitas SO merupakan salah satu aktivitas yang mempunyai tantangan tersendiri. Diantaranya banyaknya produk dan varian produk di apotek (bisa ratusan hingga ribuan item), perlu persiapan khusus, melakukannya lama, biasanya harus tutup apotek agar hasilnya akurat. Ini akan merugikan apotek karena apotek harus tutup sementara waktu, yang berarti menolak penjualan dan menurunkan omzet.
Cara Melakukan Stock Opname Apotek
Apa saja yang dilakukan saat stock opname? Secara ringkas, berikut langkah-langkah melakukan SO di apotek.
| Langkah Stock Opname | Deskripsi | Frekuensi yang Disarankan |
| Persiapan | Memisahkan dan menandai kelompok produk yang akan diopname | Sebelum setiap sesi stock opname |
| Perhitungan | Menghitung jumlah stok fisik dan mencatatnya pada formulir yang disediakan | Sesuai kebijakan apotek (misalnya, bulanan, 3 bulan, atau 6 bulan) |
| Pencocokkan dengan catatan | Menyesuaikan hasil perhitungan fisik dengan data stok yang tercatat | Setiap selesai perhitungan stok fisik |
| Analisis selisih | Mengidentifikasi dan menganalisis penyebab selisih antara stok fisik dan data | Segera setelah melakukan pencocokkan data |
1. Tahap Persiapan
Pada tahap ini, biasanya dilakukan pemisahan dan penandaan kelompok produk yang mana yang akan diopname. Pemberian informasi kepada karyawan, serta penyiapan ruang atau space untuk melakukan opname. Karena dibutuhkan space atau tempat khusus agar SO bisa dilakukan dengan mudah, rapi dan efisien.
Biasanya karyawan akan dibagi untuk melakukan opname terhadap produk apa. Pembagian bisa berdasarkan lemari/rak penyimpanan, per jenis obat (seperti obat narkotika/psikotropika, obat keras, obat bebas), per jenis sediaan (sirup, tablet, krim, dll), atau lainnya sesuai dengan kebijakan apotek.
Dokumen yang Diperlukan Saat Stock Opname Apotek
Di tahap persiapan ini juga dokumen yang dibutuhkan akan disiapkan diantaranya kartu stok produk, bukti keluar-masuk barang, dan formulir perhitungan
2. Tahap Perhitungan
Setiap karyawan dibekali dokumen data stok yang tercatat dan formulir. Nantinya karyawan akan mengecek dan menghitung stok nyata, mencatatanya di formulir dan melaporkan jika ada selisih (kelebihan atau kekurangan) stok. Setiap pengecekan dan perhitungan hendaknya dilakukan dengan seksama. Mengapa harus dilakukan secara seksama? Karena hasil perhitungan SO akan menimbulkan catatan selisih (jika ada) yang ini akan mempengaruhi HPP produk (harga pokok penjualan) dan laporan keuangan apotek.
(Baca juga : Laporan Keuangan Apotek : Janis, Manfaat, dan Cara Membuatnya)
3. Pencocokkan dengan Data yang Tercatat
Selesai melakukan perhitungan kemudian dilakukan pencocokan hasil hitung dengan catatan. Disini akan muncul laporan SO yang biasanya ada laporan selisih stok yang membutuhkan penyesuaian stok. Semakin banyak adanya selisih, bisa dikatakan pengelolaan stok yang buruk di apotek.
(Baca juga : Pengelolaan Sediaan Farmasi yang Baik di Apotek)
4. Analisis Selisih SO
Selisih adalah ketidaksesuaian/ketidakcocokan antara hasil hitung SO dengan catatan. Semakin banyak ditemukan selisih saat SO, maka bisa dikatakan pengelolaan persediaan di apotek buruk. Adanya selisih akan menyebabkan perlunya dilakukan penyesuaian stok yang akan berdampak pada laporan keuangan apotek.
Jenis Selisih dan Penyesuaian Saat SO di Apotek
Selisih dan penyesuaian stok saat stock opname ini ada dua jenis, yaitu :
- Penyesuaian positif, yaitu penyesuaian stok yang dilakukan ketika stok fisik lebih dari stok di catatan/kartu stok, sehingga ada kelebihan stok nyata di penyimpanan
- Penyesuaian negatif, yaitu penyesuaian stok yang dilakukan ketika stok fisik kurang dari stok di catatan/kartu stok, sehingga ada kekurangan stok nyata di penyimpanan. Biasanya terjadi karena ada stok yang tertukar, hilang, rusak, dan sudah kadaluarsa
Kedua jenis selisih dan penyesuaian ini tidak bagus di apotek, karena menyiratkan catatan stok yang tidak akurat. Selanjutnya adanya penyesuaian ini juga akan mempengaruhi HPP (harga pokok penjualan), laporan keuangan, dan pelayanan di apotek. Oleh karena itu, sebisa mungkin penyesuaian stok ini 0% atau tidak ada sama sekali. Tentu ini menjadi PR bagi apotek agar pengelolaan dan pengendalian stoknya baik dan catatan di kartu stoknya akurat.
Penyebab Selisih dan Penyesuaian Stok
Beberapa penyebab umum terjadinya selisih stok yang ditemukan saat SO di apotek diantaranya :
- Stok hilang dan tertukar. Biasanya karena salah simpan, lupa mencatat saat ada transaksi, tertukar nama produk saat mencatat terutama untuk nama produk yang mirip atau punya varian, bahkan karena kecurangan karyawan
- Salah input satuan produk. Contohnya seharusnya dalam strip, tapi yang diinput stok dalam tablet. Tentu ini akan menyebabkan selisih saat perhitungan SO
- Tidak melakukan pengecekan produk ketika datang
- Penyimpanan produk yang tidak rapi
- Pencatatan keluar masuk stok masih dilakukan secara manual. Pencatatan manual sangat berisiko lupa, terlebih saat apotek ramai
Mudahnya Stock Opname dengan Aplikasi Apotek Digital
Melakukan stock opname secara manual, tentunya sangat merepotkan dan dapat mengurangi omzet apotek jika apotek harus tutup sementara. Belum lagi risiko kesalahan dan kelupaan pencatatan di kartu stok, sehingga stok tidak terdata dengan baik. Oleh karena itu, sudah saatnya beralih ke sistem digital.
Dengan aplikasi pengolah apotek: Apotek Digital, pencatatan kartu stok dilakukan otomatis setiap ada transaksi. Selain itu, apotek bisa melakukan stok opname secara real time tanpa harus tutup apotek melalui masing-masing device (komputer atau HP) karyawan, sehingga pebisnis apotek tidak perlu menutup apotek atau menghentikan pelayananan di apotek sekedar untuk melakukan SO, dan pastinya akan menjadi lebih efektif dan mengurangi risiko kesalahan. Selain itu, Apotek Digital juga dilengkapi sistem barcode yang bisa mengurangi kesalahan input yang akan meminimalkan selisih SO. Yuk cobain stock opname yang lebih mudah, efisien, dan tidak perlu tutup apotek disini.
Referensi :
Permenkes RI Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
