Persediaan apotek meliputi seluruh stok produk yang disediakan dan dijual di apotek, antara lain sediaan farmasi (seperti obat dan kosmetik), alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai. Pengelolaan data persediaan apotek penting dilakukan karena menjadi kunci bagi kegiatan operasional dan pelayanan kefarmasian kepada pasien/pelanggan. Sebagai salah satu aspek dengan modal terbesar, persediaan juga perlu dikelola agar bisnis apotek tidak mengalami kerugian dan bisa menghasilkan keuntungan. Oleh karena itu, data persediaan ini perlu dimonitor dan dievaluasi secara rutin. Jangan sampai Anda sebagai pebisnis atau Apoteker Penanggungjawab Apotek tidak mengetahui kondisi dan dan data persediaan di apotek.

Tujuan Mengetahui dan Mengevaluasi Data Persediaan Apotek

Mengapa seorang pebisnis apotek perlu mengetahui data persediaan, rutin memonitor dan mengevaluasinya? Berikut beberapa tujuan dan alasannya.

Untuk Memastikan Ketersediaan Stok untuk Pasien/Pelanggan

Tujuan dari pengelolaan stok adalah memastikan stok cukup tersedia sesuai dengan kebutuhan dan permintaan pelanggan namun tidak berlebihan. Ketersediaan stok akan mempengaruhi tingkat penjualan, kepuasan pelanggan, dan reputasi apotek.

Memenuhi Syarat Regulasi

Obat memiliki tanggal kadaluarsa dan masa simpan. Beberapa obat juga harus disimpan dalam kondisi khusus. Oleh karena itu data persediaan berguna dalam mengendalikan stok dan mencegah obat kadaluarsa maupun rusak dalam penyimpanan

Mencegah Kerugian karena Masalah Stok

Monitor data persediaan secara rutin dapat menghindari kerugian keuangan karena masalah stok. Celah kerugian ini biasa disebut kebocoran stok di apotek. Contohnya stok menumpuk hingga menjadi stok mati yang tidak terjual, stok kadaluarsa, menolak pelanggan karena stok kosong, selisih stok, dan lain-lain.

Data Persediaan Apotek yang Perlu Dievaluasi Secara Rutin

Menyadari pentingnya data persediaan, maka pebisnis apotek harus mengetahui data apa saja yang perlu dievaluasi secara rutin, diantaranya :

Nilai Persediaan

Nilai persediaan adalah total nilai dari semua persediaan di apotek, dihitung dari total harga pokok produk. Dengan data ini apotek dapat mengetahui berapa nilai aset dari persediaan serta total nilai persediaan dari waktu ke waktu. Selain itu, apotek juga perlu mengevaluasi riwayat persediaan diantaranya nilai total penjualan, pembelian, penyesuaian stok, persediaan awal dan persediaan akhir di satu periode. Nilai persediaan diantaranya berguna untuk menghitung laju perputaran barang, membuat laporan laba rugi, dan pengelolaan arus kas.

Laju Perputaran Barang (Inventory Turnover Rate)

Laju perputaran barang adalah rasio yang menggambarkan seberapa cepat barang persediaan di apotek terjual dalam periode tertentu. Rasio ini digunakan untuk mengukur efisiensi apotek dalam mengelola persediaan dan seberapa baik karyawan apotek dapat menjual produk. Nilai ini dapat dihitung dengan rumus berikut :

HPP (Harga Pokok Penjualan) adalah total biaya yang dikeluarkan untuk barang yang terjual dalam periode tertentu. Sedangkan rata-rata persediaan adalah nilai persediaan yang dimiliki selama periode tertentu, dapat dihitung dengan (persediaan awal + persediaan akhir) / 2

Interpretasi

Laju perputaran tinggi menunjukkan produk di apotek dapat dijual dengan cepat (stok cepat bergerak). Ini biasanya menunjukkan efisiensi dalam pengelolaan persediaan dan permintaan yang tinggi untuk produk yang dijual. Berarti persediaan di apotek sudah sesuai dengan kebutuhan/permintaan pelanggan.
Laju perputaran rendah menunjukkan apotek memiliki nilai persediaan yang berlebihan, banyak produk sulit terjual bahkan menjadi stok mati. Perlu dievaluasi dan ditangani sebab dapat menimbulkan kerugian dikarenakan banyak stok menumpuk, tidak terjual, dan meningkatkan risiko stok hilang dan kadaluarsa.

Untuk apotek, apabila dihitung dalam periode satu bulan sebaiknya nilai laju perputaran barang adalah >1.

Contoh Kasus

Apotek Sehat dalam periode Bulan Oktober 2024 memiliki HPP 15.000.000. Nilai persediaan awal 13.000.000 dan persediaan akhir 12.000.000.

Maka rata-rata persediaan = (13.000.000 + 12.000.000) / 2 = 12.500.000

Laju perputaran barang = HPP / rata-rata persediaan = 15.000.000 / 12.500.000 = 1,2

Nilai laju perputaran barang di bulan Oktober 2024 adalah 1,2 (>1) berarti persediaan di apotek cukup tinggi, banyak barang cepat terjual.

Stok Kadaluarsa dan Mendekati Kadaluarsa

Persediaan terutama sediaan farmasi memiliki batas kadaluarsa atau expired date (ED). Sebelum mencapai tanggal kadaluarsanya, obat dijamin aman jika disimpan sesuai dengan petunjuk penyimpanannya. Jika sudah kadaluarsa, maka produk tidak boleh lagi digunakan dan harus dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Produk yang kadaluarsa tentu dapat merugikan apotek, karena tidak bisa dijual dan harus dimusnahkan. Semakin banyak stok yang kadaluarsa menunjukkan pengendalian persediaan yang buruk. Oleh karena itu, apotek harus memonitor secara rutin waktu kadaluarsa semua stok agar dapat menghindari stok yang kadaluarsa sehingga menghindari kerugian.

Selisih Stok Nyata dengan Catatan

Apotek perlu memiliki catatan keluar masuk stok, yang berbentuk Kartu Stok sesuai dengan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016. Selisih antara stok nyata dengan catatan stok (dalam hal ini catatan di kartu stok) dapat diketahui melalui aktivitas stock opname yang harus rutin dilakukan di apotek.

Selisih stok nyata dan catatan ini dapat digunakan untuk mengevaluasi akurasi pencatatan keluar masuk stok, mengetahui apakah ada stok yang hilang, rusak, dan kadaluarsa. Apotek sebaiknya memiliki selisih stok nyata dengan catatan seminimal mungkin bahkan nol.

Kondisi Status Stok

Status stok menggambarkan stok produk terkini dibandingkan dengan kebutuhan rata-rata. Dengan data ini, pebisnis apotek dapat mengetahui produk apa yang jumlah stoknya terlalu banyak hingga menumpuk, kurang, cukup sesuai kebutuhan, dan lama tidak terjual. Dengan mengevaluasi data ini, apotek akan lebih efektif dan bijaksana dalam membuat perencanaan pembelian barang. Tahu produk apa yang harus dibeli, berapa jumlahnya, dan kapan membelinya sesuai dengan kebutuhan apotek.

Ada beberapa istilah status stok produk yang perlu diketahui, diantaranya :

Overstock atau kelebihan stok. Terjadi ketika stok terkini melebihi kebutuhan stok per bulan
Understock atau kekurangan stok. Terjadi ketika stok terkini kurang atau tidak bisa memenuhi kebutuhan stok per bulan
Deadstock yaitu stok mati atau stok yang tidak terjual dalam tiga bulan terakhir
Potential loss merupakan stok yang tidak tersedia di apotek. Berpotensi untuk dijual namun apotek tidak bisa memenuhi permintaan tersebut
Stock on hand merupakan kondisi ideal, yaitu stok cukup atau stok terkini sesuai dengan kebutuhan per bulan

Stok Berpotensi Rugi

Apotek menjual produk tentu mengharapkan keuntungan tertentu, sehingga mengatur mark up yang sesuai. Stok berpotensi rugi terjadi jika harga jual produk lebih rendah dari harga pokok atau harga belinya, sehingga apotek akan merugi. Ini bisa terjadi karena salah dalam mengatur harga baik karena ketidaktahuan maupun salah input.

Cara Menghindari Kerugian Terkait Data Persediaan

Setelah mengetahui data persediaan yang perlu dievaluasi secara rutin, apotek juga perlu tahu cara untuk menghindari kerugian karena masalah pada data tersebut. Lakukan tips berikut untuk menghindari kerugian terkait data persediaan di apotek.

Rutin dan disiplin untuk mencatat keluar masuk stok, catat secara real time agar data akurat dan dapat dievaluasi. Kartu stok harus selalu ter-update jika ada transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran stok
Rutin melakukan stock opname (SO) agar selisih stok dapat segera diketahui dan diatasi. Semakin jarang apotek melakukan SO maka akan sulit untuk menelusur jika ada selisih stok. Disarankan SO dilakukan 1 bulan sekali
Lakukan stock count pada produk yang fast moving setiap hari. Ini dilakukan dengan melakukan sampling terhadap produk yang fast moving lalu hitung stoknya dan cocokkan dengan catatan. Ini dilakukan untuk meningkatkan akurasi data persediaan dan menjaga mutu produk. Apotek dapat memberikan tugas kepada setiap karyawan untuk melakukan stock count terhadap beberapa produk sebelum tutup shift
Lakukan analisis Pareto untuk menentukan prioritas pengadaan barang dan pengendalian persediaan
Catat expired date setiap stok yang masuk. Pantau ED produk secara berkala untuk mendeteksi stok yang mendekati ED agar bisa segera dijual atau diretur ke PBF jika perlu
Pantau kondisi status stok produk secara berkala. Segera buat strategi untuk produk yang overstock agar tidak berlarut menjadi deadstock. Jangan sampai stok menjadi tidak terjual bahkan kadaluarsa
Pantau harga produk, jangan sampai ada produk yang berpotensi rugi dan dijual dibawah harga belinya. Jika ada perubahan harga beli produk, apotek harus segera tahu agar bisa mengatur kembali harga jual untuk mempertahankan mark up atau keuntungan

Evaluasi Data Persediaan Lebih Mudah dengan Apotek Digital

Menyadari pentingnya data persediaan di apotek, maka apotek harus bisa mengumpulkan data, menganalisis, hingga mengevalausinya. Dengan bantuan sistem atau software apotek yang handal, Anda dapat memonitor dan mengevaluasi data persediaan dengan mudah. Dengan Apotek Digital, setiap transaksi dapat diinput ke sistem yang nantinya berbagai data dan laporan dapat dibuatkan secara otomatis. Terdapat fitur Dashboard Persediaan untuk memudahkan memantau riwayat persediaan, nilai persediaan, stok berpotensi rugi, dan stok mendekati kadaluarsa. Selain itu, pareto produk hingga status stok setiap produk dapat diketahui dengan mudah secara real time. Berbagai data persediaan apotek yang perlu dimonitor dan dievaluasi secara rutin sudah ditampilkan secara otomatis berdasarkan semua transaksi di apotek. Ini akan memudahkan Anda sebagai pebisnis apotek untuk mengatur strategi dalam mengembangkan apotek dan mencegah berbagai celah kerugian. Jangan sampai Anda dipusingkan dan dirugikan karena masalah persediaan.

Data Persediaan Apotek yang Harus Dievaluasi Secara Rutin