Pertimbangkan Hal Ini Ketika Memilih Software Apotek

Membangun bisnis apotek tidaklah mudah. Tidak hanya sekedar bisnis, apotek juga harus dijalankan sesuai dengan regulasi dan peraturan yang berlaku. Ada standar pelayanan kefarmasian yang perlu dilakukan sesuai dengan Permenkes No 73 Tahun 2016, meliputi kegiatan manajemen persediaan dan kegiatan farmasi klinik. Selain itu, sebagai entitas bisnis, pebisnis apotek tentu berusaha agar apotek terus tumbuh, omzet meningkat, hingga memiliki cabang. Oleh karena itu, penggunaan sistem atau software apotek menjadi kebutuhan karena banyaknya hal yang perlu dilakukan dan dikontrol di apotek. Pengelolaan apotek secara manual selain menyulitkan dan berisiko menimbulkan kebocoran/kerugian di apotek. Disinilah penggunaan software dapat membuat pengelolaan apotek jadi lebih mudah.

(Baca juga : Waspadai Kebocoran Keuangan di Apotek Anda!)

Alasan Software Bisa Mempermudah Pengelolaan di Apotek

Berikut beberapa alasan mengapa penggunaan teknologi atau software dapat mempermudah pengelolaan apotek :

1. Automatisasi proses. Teknologi memungkinkan otomatisasi berbagai tugas rutin selama operasional apotek, seperti pengelolaan stok dan pemesanan obat.
2. Akurasi data. Sistem teknologi membantu memastikan data lebih akurat, mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan transaksi, contohnya dalam pencatatan kartu stok
3. Pelayanan lebih cepat. Dengan teknologi, apotek dapat melayani pelanggan lebih cepat, misalnya melalui sistem POS (point of sale) kasir yang cepat, pemanfaatan barcode, sistem antrian digital atau aplikasi pemesanan online.
4. Manajemen stok yang efisien. Teknologi membantu memantau pergerakan, jumlah, dan kondisi stok secara real-time, sehingga memudahkan pengelolaan persediaan, mencegah kehabisan barang, berlebihan saat pembelian, dan mencegah stok kadaluarsa
5. Kemudahan membuat laporan. Teknologi membuat laporan dapat dibuat dengan mudah dan real time, seperti laporan keuangan, laporan penjualan, persediaan, dan laporan pembelian
6. Kemudahan analisis data. Penggunaan teknologi memungkinkan analisis data yang dapat digunakan untuk strategi bisnis yang lebih baik. Misalnya tren riwayat penjualan, prioritas pengadaan barang, analisis harga produk, dan lain-lain
7. Keamanan Data. Sistem teknologi menyediakan keamanan data yang lebih baik, melindungi informasi sensitif mengenai bisnis apotek

(Baca juga : Laporan Keuangan yang Harus Ada di Apotek)

Menyadari pentingnya untuk memanfaatkan teknologi dalam pengelolaan apotek, software apotek bisa menjadi investasi untuk membuat apotek lebih tumbuh. Lalu, apa saja yang perlu dipertimbangkan saat memilih software atau aplikasi apotek? Jangan sampai salah pilih, pertimbangkan hal berikut agar pemilihan software apotek sesuai dengan kebutuhan.

Pertimbangan dalam Memilih Software

Ketika memilih software pengelolaan apotek, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan agar sistem yang dipilih dapat mendukung operasional bisnis dengan baik. Selain mendukung operasional, software juga harus bisa memudahkan, membuat omzet apotek meningkat, dan mencegah berbagai celah kerugian di apotek. Berikut beberapa faktor penting yang perlu diperhatikan saat memilih software atau aplikasi apotek.

Fitur Utama

Pastikan fitur apa saja yang ada di sistem, apakah sesuai dengan kebutuhan apotek. Pilih software dengan fitur lengkap dan paling sesuai dengan kebutuhan. Fitur utama yang sangat dibutuhkan di apotek diantaranya :

• Pencatatan berbagai transaksi di apotek, diantaranya pencatatan penjualan/sistem kasir, pembelian (input faktur), transaksi mutasi/perpindahan stok, transaksi keuangan, utang-piutang, konsinyasi, dan lain-lain
• Laporan dan analisis yang akan membantu dalam membuat keputusan dan strategi bisnis. Meliputi laporan shift, laporan penjualan, pembelian, persediaan, laporan keuangan, analisis pareto, analisis pembelian, analisis harga, dan lain-lain
• Manajemen pengguna seperti pengaturan akun dan hak akses untuk karyawan apotek
• Pelayanan medis dan farmasi, meliputi peresepan, penebusan resep, dan rekam medis elektronik

(Baca juga : Apa Itu Rekam Medis Elektronik dan Manfaatnya Bagi Apotek)

Kemudahan Penggunaan

Fitur yang banyak akan memusingkan jika penggunaannya yang sulit dan membingungkan. Pastikan software mudah untuk digunakan, tidak membutuhkan banyak pelatihan dalam penggunaannya.

Dukungan dan Layanan Pelanggan

Layanan support atau dukungan pelanggan menjadi penting dalam penggunaan sistem. Pastikan software memiliki layanan support yang responsif dan solutif terhadap pertanyaan & kendala yang dialami pelanggan saat penggunaan.

Kepatuhan terhadap Regulasi dan Keamanan Data

Pastikan software memenuhi standar dan regulasi kesehatan yang berlaku, termasuk keamanan data pasien.

Skalabilitas

Kemampuan software untuk berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis, kebutuhan pemenuhan regulasi, dan kebutuhan fitur penggunanya. Pihak pengembang software harus mampu melakukan maintenance terhadap sistem dan update sistem secara berkala sesuai dengan kebutuhan.

Ulasan dan Reputasi

Cari tahu pengalaman pengguna lain dan reputasi penyedia software melalui ulasan dan rekomendasi. Anda bisa mencari tahu di website, media sosial, dan mencari pengalaman sesama pebisnis apotek lainnya.

(Baca juga : Kisah Bisnis Apotek : Omzet Naik 5x Lipat Sejak Menggunakan Software)

Biaya

Pertimbangkan biaya penggunaan sistem, pemeliharaan, dan layanan dukungan. Pastikan software sesuai dengan anggaran dan manfaatnya bagi apotek.

Itulah alasan pentingnya penggunaan software dan pertimbangan dalam memilih. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor diatas, Anda dapat memilih software pengelolaan apotek yang tepat dan handal dalam mendukung keberhasilan bisnis apotek Anda. Berbagai faktor diatas ada di software Apotek Digital. Dengan fitur yang lengkap, sesuai dengan kebutuhan, layanan support siaga, keamanan data, ulasan positif, sistem dapat menjadi investasi yang tepat dalam memudahkan operasional apotek dan meningkatkan omzet apotek. Coba gratis sekarang.