Apotek tidak bisa lepas dari kegiatan manajemen stok. Bukan hanya sebagai fasilitas pelayanan kefarmasian, apotek juga berperan sebagai bisnis retail yang menjual sediaan farmasi. Stok atau persediaan merupakan investasi terbesar di apotek, bisa puluhan hingga ratusan juta nilainya. Oleh karena itu, penting bagi apotek untuk dapat melakukan manajemen stok dengan baik agar tidak bocor alias merugi.
Manajemen stok bertujuan agar apotek memiliki produk dengan jumlah stok yang tepat untuk dijual setiap saat tanpa adanya penolakan pelanggan karena kehabisan stok. Dengan manajemen stok yang baik, Anda juga dapat mengetahui kapan perlu melakukan pemesanan produk hingga kapan melakukan penyesuaian biaya sehingga apotek tetap dapat berjalan secara optimal.
(Baca juga : Pengelolaan Sediaan Farmasi yang Baik di Apotek)
Tujuan Melakukan Manajemen Stok yang Baik di Apotek
Manajemen stok atau persediaan seringkali dihadapkan pada beberapa permasalahan dasar, yaitu :
- Produk apa dan berapa banyak stok produk yang akan dipesan
- Kapan harus memesan, kapan waktu untuk memesan, dan pada level stok berapa barang harus dipesan
- Bagaimana cara atau prosedur untuk mengendalikan persediaan
(Baca juga : Penting Dilakukan! Teknik Pengendalian Persediaan di Apotek)
Berikut tujuan penting yang hendak dicapai jika apotek melakukan manajemen stok dengan baik, yaitu :
Meningkatkan arus kas apotek
Stok produk erat kaitannya dengan arus kas. Arus kas (cash flow) menggambarkan perputaran atau pergerakan uang masuk dan keluar di suatu perusahaan/bisnis. Ini mencakup semua sumber penerimaan dan pengeluaran tunai dalam periode tertentu.
Jika produk yang ada di apotek dapat terjual tentu akan berpengaruh terhadap arus kas apotek karena apotek mendapat arus kas masuk. Namun jika produk menumpuk dan tidak terjual, maka stok tidak akan menjadi arus kas masuk bahkan menjadi beban dalam penyimpanan. Belum lagi stok yang tidak sesuai kebutuhan apotek akan meningkatkan risiko penolakan pelanggan hingga risiko produk rusak kadaluarsa ketika penyimpanan.
(Baca juga : Tips Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)
Maka dari itu, manajemen stok menjadi penting untuk mengetahui kapan Anda akan memesan kembali produk, berapa banyak yang harus dipesan sehingga terhindar dari stok produk yang tidak sesuai dengan kebutuhan apotek.
Menghemat biaya apotek
Persediaan yang tepat bermaksud untuk menghemat biaya apotek. Baik biaya saat pengadaan dan biaya saat penyimpanan. Manajemen stok yang baik akan membuat pengadaan menjadi efektif sesuai dengan kebutuhan apotek. Pengadaan tidak dilakukan asal-asalan, berdasarkan perasaan, ataupun mudah terbujuk rayuan sales supplier. Pengadaan yang efektif akan menghemat biaya karena sesuai dengan kebutuhan pelanggan di apotek.
Tips Melakukan Manajemen Stok yang Baik di Apotek
Setiap transaksi tercatat di kartu stok obat
Pencatatan adalah kunci untuk bisa melakukan manajemen, evaluasi, dan penyusunan strategi. Sesuai dengan peraturan, apotek perlu mencatat keluar masuk stok di kartu stok, baik berupa kartu stok manual maupun elektronik.
Kartu stok memegang peranan penting bagi manajemen stok di apotek. Diantaranya untuk mengetahui keluar masuk stok, sisa stok, menjamin ketersediaan stok, menghindari produk hilang dan kadaluarsa, digunakan untuk penyusunan laporan, dan mencegah kebocoran di apotek.
(Baca juga : Kartu Stok Obat, Apa Fungsinya dan Bagaimana Membuatnya?)
Stock opname dilakukan secara rutin
Stock opname adalah rangkaian kegiatan perhitungan jumlah stok produk secara fisik dan menyesuaikan dengan data di catatan kartu stok. Kegiatan ini meliputi perhitungan, pemeriksaan, dan penyesuaian stok. Perlu dilakukan secara rutin sebagai salah satu teknik pengendalian stok di apotek.
(Baca juga : Cara Melakukan Stock Opname yang Efektif di Apotek)
Perencanaan pengadaan produk yang efektif
Pengadaan produk di apotek dilakukan dengan aktivitas pembelian kepada supplier/PBF atau dengan aktivitas konsinyasi. Agar efektif, pengadaan perlu didahului oleh aktivitas perencanaan agar sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa metode perencanaan diantaranya metode konsumsi, metode morbiditas, dan metode just in time.
Untuk apotek yang sudah berjalan, Anda bisa memanfaatkan data riwayat transaksi penjualan sebelumnya untuk membuat analisis. Agar efektif, apotek bisa memanfaatkan data dan analisis dari defecta, analisis pareto, analisis pembelian untuk mengetahui status stok, dan data penjualan yang tertolak.
(Baca juga : Tips Pengadaan Obat yang Efektif di Apotek)
Penyimpanan stok dengan baik
Penyimpanan produk terutama obat harus diperhatikan. Selain untuk menjamin stabilitasnya, juga berfungsi untuk memudahkan dalam pencarian, dan menghindari stok hilang, rusak, dan kadaluarsa. Penyimpanan perlu dilakukan sesuai dengan peraturan dan aturan penyimpanannya. Seperti penyimpanan khusus obat narkotika-psikotropika, penyimpanan obat sesuai dengan kondisi suhu penyimpanan, dan lain-lain.
Sediaan farmasi bisa disimpan berdasarkan stabilitas, kelas terapi, bentuk sediaan, secara alfabetis, dan memperhatikan kaidah FEFO/FIFO untuk memudahkan dalam pengelolaan.
(Baca juga : Cara Penyimpanan Obat yang Baik di Apotek)
Menggunakan software apotek handal : Apotek Digital
Software atau sistem dapat membantu Anda dalam mengelola apotek lebih mudah dan handal. Apotek Digital didesain khusus untuk apotek sehingga dilengkapi fitur yang sangat sesuai untuk apotek. Diantaranya kartu stok yang otomatis dan detail, berbagai laporan dan analisis yang membantu dalam pengadaan efektif, stock opname mudah tanpa tutup apotek, pencarian produk yang mudah, dan lain-lain.
Selain memudahkan, pemanfaatan software juga membantu apotek menghindari kebocoran karena manajemen stok, seperti mendeteksi produk mendekati kadaluarsa, mengetahui status produk seperti yang lama sudah tidak laku, jumlah/varian produk tidak sesuai omzet, dan menolak pelanggan karena stok yang kosong.
Ingin tahu lengkapnya bagaimana software apotek bisa membantu apotek naik level? Coba gratis sekarang.
