Pengelolaan sediaan farmasi di apotek menjadi penting karena berkaitan dengan terjaminnya stok dan pelayanan kefarmasian di apotek. Anda tidak mau bukan, saat pasien mencari obat ternyata obat tersebut tidak tersedia, atau adanya obat yang overstock sehingga akhirnya kadaluwarsa dan harus dimusnahkan, atau inventori apotek yang tidak terkontrol? Itulah salah satu alasan mengapa pengelolaan sediaan farmasi yang baik di apotek menjadi penting.
(Baca juga : Fungsi dan Tujuan Pengelolaan Persediaan di Apotek)
Berdasarkan kewenangan pada peraturan perundang-undangan, pelayanan kefarmasian yang semula hanya berfokus kepada pengelolaan obat (drug oriented) menjadi pelayanan komprehensif meliputi pelayanan obat dan pelayanan farmasi klinik. Tujuannya adalah untuk meningkatkan keberhasilan pengobatan dan meningkatkan kualitas hidup pasien. Pengelolaan termasuk ke dalam kegiatan manajemen dan merupakan bagian dari Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek yang diatur dalam Permenkes Nomor 73 Tahun 2016. Kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai (BMHP) di apotek meliputi :
1. Perencanaan
Merupakan kegiatan untuk merencanakan apa saja dan berapa sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang harus diadakan. Kegiatan ini harus bisa menjawab permasalahan dasar dalam pengelolaan sediaan farmasi, diantaranya apa dan berapa banyak yang harus diadakan dan kapan mengadakannya. Perencanaan persediaan obat di apotek dapat menggunakan dua metode, yaitu metode konsumsi (berdasarkan data riil penggunaan obat di apotek pada periode sebelumnya) dan metode morbiditas (berdasarkan jumlah episode tiap pola penyakit dan kebutuhan obat dengan rata-rata standar terapi). Perhatikan juga budaya dan kemampuan masyarakat sekitar.
(Baca juga : Metode Perencanaan Produk yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis)
2. Pengadaan
Pengadaan adalah kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan sebelumnya dalam kegiatan perencanaan. Kegiatan mengadakan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di apotek dilaksanakan melalui aktivitas pembelian yang merupakan metode penting untuk mencapai keseimbangan antara jumlah, mutu, dan harga.
Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Seperti sediaan farmasi diperoleh dari PBF (Pedagang Besar Farmasi) resmi yang memiliki izin PBF dan sertifikat CDOB. Alat kesehatan dan BMHP diperoleh dari Penyalur Alat Kesehatan (PAK) yang memiliki izin PAK dan sertifikat CDAKB. Serta terjaminnya keaslian, legalitas, dan kualitas setiap sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang dibeli.
(Baca juga : Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)
3. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam Surat Pesanan (SP) dengan kondisi fisik produk yang diterima. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penerimaan diantaranya :
- Kondisi kemasan produk termasuk segel, label/penandaan dalam keadaan baik
- Kesesuaian nama, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, isi kemasan antara arsip surat pesanan dengan obat yang diterima
- Kesesuaian antara fisik obat dengan dokumen Faktur Pembelian dan/atau Surat Pengiriman Barang (SPB) yang meliputi :
- Kebenaran nama produsen, nama pemasok, nama obat, jumlah, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, dan isi kemasan
- Nomor bets dan tanggal kadaluwarsa
Apabila penerimaan tidak sesuai, maka dapat dilakukan pengembalian produk kepada PBF atau supplier.
4. Penyimpanan
Penyimpanan perlu memastikan dan menjaga produk agar tetap dalam kondisi baik, stabilitas terjaga, sesuai dengan peraturan, dan mudah untuk dicari. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam penyimpanan antara lain,
- Obat/bahan Obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru. Wadah sekurang- kurangnya memuat nama obat, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa
- Semua Obat/bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya
- Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang lainnya yang menyebabkan kontaminasi
- Sistem penyimpanan dilakukan dengan memperhatikan bentuk sediaan dan kelas terapi obat serta disusun secara alfabetis
- Pengeluaran obat memakai sistem FEFO (First Expire First Out) dan FIFO (First In First Out).
(Baca juga : Cara Penyimpanan Obat yang Baik di Apotek)
5. Pemusnahan
Beberapa hal yang harus diperhatikan di dalam kegiatan pemusnahan adalah :
- Obat kadaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai dengan jenis dan bentuk sediaan. Pemusnahan obat kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotika atau psikotropika dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Pemusnahan obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktik atau surat izin kerja, dan dibuktikan dengan Berita Acara Pemusnahan
- Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu lima tahun dapat dimusnahkan. Pemusnahan resep dilakukan oleh apoteker disaksikan oleh sekurang-kurangnya petugas lain di apotek dengan cara dibakar atau cara pemusnahan lain yang dibuktikan dengan Berita Acara Pemusnahan Resep dan selanjutnya dilaporkan kepada dinas kesehatan kabupaten/kota
- Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standard/ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM
- Penarikan alat kesehatan dan bahan medis habis pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri.
6. Pengendalian
Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan, kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, kehilangan serta pengembalian pesanan. Pengendalian persediaan di apotek dilakukan menggunakan kartu stok baik dengan cara manual atau elektronik serta prosedur stok opname.
7. Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai meliputi pengadaan (seperti Surat Pesanan, faktur), penyimpanan (Kartu Stok), penyerahan/penjualan kasir (nota atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan.
Pelaporan terdiri dari internal dan eksternal. Laporan internal merupakan laporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen apotek, meliputi laporan keuangan, laporan persediaan dan laporan shift, dan lain-lain. Sedangkan laporan eksternal merupakan laporan yang dibuat untuk memenuhi kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, meliputi laporan penggunaan narkotika-psikotropika, laporan pajak, dan pelaporan lainnya.
(Baca juga : Ini Dia! Laporan yang Penting Dibuat di Apotek)
Itu dia kegiatan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di apotek sesuai dengan peraturan yang berlaku. Setiap kegiatan perlu dilakukan dengan baik untuk menjamin persediaan dalam kondisi cukup sehingga apotek dapat melakukan pelayanan kefarmasian dengan baik. Kegiatan pengelolaan di apotek menjadi sangat mudah dengan software pengelola apotek yang handal, Apotek Digital. Fiturnya yang lengkap dan mudah digunakan akan membantu pebisnis apotek #naiklevel dengan pemanfaatkan teknologi digital.
(Baca juga : Pentingkah Menggunakan Software dalam Pengelolaan di Apotek)
Referensi
Permenkes RI Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
