Bisnis apotek tidak bisa dilepaskan dari aktivitas bisnis retail dan aktivitas pengelolaan stok produk di apotek, yang berupa sediaan farmasi (obat, bahan obat, kosmetik), alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai. Bisnis apotek tidak bisa disamakan dengan bisnis retail lainnya, karena adanya peraturan perundangan, adanya standar pelayanan kefarmasian dan sistem pelaporan berkala. Pengelolaan stok yang baik menjadi salah satu kunci untuk menghindari kerugian di bisnis apotek. Hal-hal berikut perlu Anda hindari agar terhindar dari apotek rugi
Salah dalam merencanakan pengadaan produk
Perencanaan pengadaan produk meliputi produk apa yang mau dibeli, berapa banyaknya, dan kapan harus memesan. Perencanaan produk yang efektif harus didasarkan pada studi dan analisis, hindari tebak-menebak atau menerka saja. Perencanaan produk bisa didasarkan pola konsumsi, seperti analisis Pareto, analisis pembelian, dan metode VET. Salah dalam merencanakan produk dapat berakibat stok banyak tidak bergerak atau tidak terjual sehingga menyebabkan kerugian. Untuk mempelajari cara melakukan perencanaan pengadaan produk yang efektif, cek disini.
Menumpuk stok produk terlalu banyak
Menumpuk stok terlalu banyak tentu akan meningkatkan biaya penyimpanan dan pengendalian stok. Kejadian overstock (stok yang ada melebihi kebutuhan) berisiko menyebabkan produk kadaluarsa, hilang, dan rusak. Tentu hal ini akan menyebabkan kerugian di apotek. Baca lebih lanjut di Permasalahan Dasar dalam Mengelola Apotek.
Pemantauan kondisi produk tidak dilakukan
Penting bagi apotek untuk melakukan pemantauan kondisi produk. Pemantauan kondisi produk perlu dilakukan secara periodik untuk mengetahui adanya produk yang berpotensi rugi atau harga jualnya yang lebih rendah daripada harga beli. Jika pemantauan tidak dilakukan, apotek bisa saja menjual produk dengan harga jual lebih rendah dari modal, sehingga apotek mengalami kerugian. Selain itu, pemantauan juga dilakukan untuk mengetahui produk-produk yang mendekati kadaluwarsa, sehingga dapat dilakukan retur lebih cepat kepada PBF/supplier.
Stok opname tidak rutin
Stok opname menjadi hal yang penting dilakukan untuk mencocokan data stok dengan stok aktual di apotek. Jika stok opname tidak rutin dilakukan dapat terjadi data stok yang tidak akurat dan kehilangan. Baca lebih lanjut di Cara Melakukan Stok Opname yang Efektif di Apotek.
Laporan keuangan tidak akurat
Laporan keuangan merupakan suatu hal yang penting dalam suatu bisnis, termasuk apotek. Laporan berisi catatan informasi keuangan pada suatu periode yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja apotek terutama dalam keadaan keuangan, dan untuk evaluasi kinerja selama satu periode. Keadaan keuangan dapat diketahui dari tiga macam laporan keuangan, yaitu arus kas, laporan laba-rugi dan neraca. Laporan yang jarang dibuat dan tidak akurat akan berakibat tidak adanya evaluasi kinerja apotek, pebisnis tidak tahu mengenai kondisi bisnisnya termasuk jika apotek sedang mengalami kerugian. Untuk membaca leboh lanjut, dapat dibaca di Mengenal Laporan Keuangan di Apotek.
Penyimpanan produk tidak rapi dan tidak sesuai
Kegiatan penyimpanan sediaan farmasi menjadi hal penting di apotek, karena harus mampu menjaga stabilitas dan kualitasnya, sekaligus agar mudah dalam pengendalian. Tidak mau kan obatnya rusak, kadaluarsa, atau hilang sehingga apotek merugi?
Beberapa jenis cara penyimpanan di apotek, antara lain :
- Berdasarkan suhu : penyimpanan di suhu ruang dan suhu dingin (untuk produk sensitif suhu/cold chain product, seperti protein, vaksin, antibodi monoklonal. Ada 2 jenis yaitu suhu dingin yaitu, chiller (2-8 C) dan freezer (-25 s/d -15 C)
- Berdasarkan abjad
- Berdasarkan bentuk sediaan, seperti sediaan solid, semisolid, dan liquid
- Berdasarkan kelas terapi, seperti golongan antibiotik, golongan analgesik, golongan antidiabetik
- Berdasarkan peraturan hukum, seperti penyimpanan obat narkotika-psikotropika di lemari khusus yang terkunci ganda
- Berdasarkan generik bermerk atau generik berlogo
Itulah beberapa hal yang perlu dihindari agar apotek tidak merugi. Pada intinya hal-hal tersebut berkaitan dengan cara manajemen atau pengelolaan stok yang baik. Ribet melakukan kegiatan pengelolaan stok secara manual? Yuk beralih ke sistem digital! Penggunaan software pengolah apotek seperti Apotek Digital dapat membantu pebisnis apotek mengelola apotek jauh lebih mudah dan tidak pakai ribet. Kemudahan karena bisa diakses dimana saja kapan saja, kemudahan dalam melakukan stok opname karena tidak harus tutup apotek, kartu stok otomatis, rekomendasi pembelian berdasarkan analisis, berbagai laporan termasuk laporan keuangan yang otomatis, deteksi produk berpotensi rugi dan mendekati kadaluarsa, dan banyak fitur lainnya. Pelajari lebih lanjut di artikel Software Apotek Terbaik di Era Digital.
