Pengadaan obat dan persediaan di apotek memegang peranan penting bagi operasional dan kegiatan pelayanan di apotek. Kegiatan pengadaan di apotek merupakan salah satu aktivitas pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP sesuai dengan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016. Kegiatan ini berupa realisasi kebutuhan yang telah direncanakan sebelumnya yang dilakukan melalui aktivitas pembelian.
Tujuan Melakukan Pengadaan yang Efektif
Pengadaan obat dan persediaan harus dilakukan secara efektif agar sesuai dengan kebutuhan apotek. Sehingga terjadi keseimbangan antara jumlah, mutu, dan harga, serta dapat dapat memenuhi kebutuhan di apotek. Berikut beberapa tujuan apotek melakukan pengadaan dengan efektif :
- Mengatasi permasalahan dasar dalam pengelolaan persediaan di apotek, seperti :
- Berapa banyak barang yang akan dipesan (volume decision)
- Kapan harus memesan, kapan waktu untuk memesan, dan pada level stok berapa barang harus dipesan (time decision)
- Kepada supplier/pemasok mana apotek harus memesan
- Menjamin ketersediaan jenis dan jumlah obat sesuai dengan kebutuhan apotek sehingga apotek bisa melayani kebutuhan pelanggan
- Tersedianya anggaran pengadaan obat sesuai dengan waktunya
- Terpenuhi kebutuhan obat untuk mendukung pelayanan di apotek
(Baca juga : Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Pengadaan Sediaan Farmasi di Apotek)
Tips Melakukan Pengadaan yang Efektif di Apotek
Pengadaan di apotek dilakukan melalui aktivitas pembelian. Pembelian ini harus melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundangan untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian. Berikut beberapa tips dan strategi agar apotek dapat melakukan pengadaan secara efektif.
Jenis dan jumlah obat yang diadakan sesuai dengan kebutuhan apotek
Agar jenis dan jumlah obat yang diadakan sesuai kebutuhan apotek perlu melakukan perencanaan yang efektif. Perencanaan dilakukan berdasarkan data dan analisis. Metode perencanaan persediaan dapat dilakukan dengan metode konsumsi dan morbiditas. Untuk apotek yang sudah berjalan bisa memanfaatkan data penjualan dari periode sebelumnya, untuk mengetahui kebutuhan dan status ketersediaan stok di apotek. Data dan analisis yang diperlukan diantaranya :
- Analisis pareto, untuk mengetahui prioritas pengadaan barang
- Analisis pembelian/status stok untuk mengetahui status perbandingan kebutuhan versus yang stok terkini
- Defecta untuk mengetahui produk yang stoknya di bawah stok minimal
- Data penjualan tertolak untuk mengatahui potensi produk yang tidak jadi terjual karena stoknya kosong atau produk tidak tersedia
(Baca juga : Metode Perencanaan Persediaan Apotek yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis)
Pilih Supplier yang legal dan terpercaya
Supplier atau pemasok harus dipilih yang legal dan terpercaya. Sediaan farmasi diperoleh dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang memiliki izin PBF dan sertifikat CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik). Sedangkan alat kesehatan dan bahan medis habis pakai diperoleh dari Penyalur Alat Kesehatan (PAK) yang memiliki izin PAK dan sertifikat CDAKB. Apabila ada pilihan beberapa supplier legal, apotek bisa memilih berdasarkan mutu produk, reputasi, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan, perbandingan harga, dan kebijakan retur produk.
Sesuai dengan anggaran keuangan apotek
Pengadaan obat di apotek perlu mempertimbangkan anggaran dan cash flow keuangan apotek. Ini bertujuan agar apotek terhindar dari tunggakan faktur jatuh tempo yang banyak sehingga keuangan apotek terjaga. Biasanya PBF memberikan kebijakan untuk pembelian apotek dapat dilakukan secara kredit dalam tempo waktu tertentu. Besaran anggaran yang dikeluarkan apotek untuk pengadaan bergantung pada strategi apotek. Namun, pebisnis apotek juga harus memperhitungan biaya operasional yang dikeluarkan seperti biaya sewa bangunan, gaji karyawan, listrik, air, dan lain-lain.
(Baca juga : Cara Melengkapi Produk di Apotek dengan Modal Minimal)
Pantau status pesanan
Pesanan pembelian apotek perlu dipantau untuk mengetahui status keberadaan pesanan. Pemantauan status pesanan bertujuan untuk mempercepat pengiriman produk pesanan sehingga lebih efisien dan lead time menurun.
(Baca juga : Jenis Surat Pesanan (SP) di Apotek)
Penerimaan pesanan
Kegiatan penerimaan pesanan merupakan kelanjutan dari kegiatan pengadaan. Kegiatan ini untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan, dan harga. Penerimaan ini juga mengecek kesesuaian antara surat pesanan dan faktur penerimaan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat Apoteker atau TTK melakukan penerimaan pesanan diantaranya :
- Kondisi kemasan tersegel, label/penandaan baik
- Kesesuaian nama, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, isi kemasan antara arsip surat pesanan dengan obat yang diterima
- Kesesuaian fisik obat dengan dokumen Faktur Pembelian
Itulah beberapa tips untuk melakukan pengadaan obat dan persediaan di apotek agar efektif. Agar lebih mudah dan efektif, Anda bisa memanfaatkan software Apotek Digital. Software dengan fitur yang lengkap dilengkapi fitur untuk merencanakan pengadaan berdasarkan data dan analisis, pembuatan surat pesanan otomatis, pantau status pesanan, dan input faktur pembelian lebih mudah. Anda juga bisa membandingkan harga beli produk dari beberapa supplier sebelumnya untuk memilih supplier dengan harga terbaik. Coba gratis, disini.
Referensi
Permenkes RI Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2019, Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek
