Stok persediaan merupakan kunci dari aktivitas pelayanan di apotek sebagai sarana pelayanan kefarmasian. Persediaan yang dimaksud meliputi sediaan farmasi (obat, kosmetik), alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai. Apotek harus bisa menyediakan stok dalam jumlah cukup untuk memberikan pelayanan kefarmasian, namun juga tidak berlebihan agar tidak merugi. Dalam menjalankan apotek, pebisnis akan menghadapi beberapa permasalahan dalam pengelolaan stok. Masalah stok berikut sering ditemui di keberjalanan apotek, baik yang baru berjalan maupun sudah lama berjalan. Jangan disepelekan, masalah-masalah ini bisa menyebabkan kerugian yang besar hingga puluhan juta bahkan ratusan juta.
Stok Habis (Stock Out)
Masalah stok yang pertama adalah stok habis atau tidak tersedia hingga bisa menolak pelanggan. Apa jadinya katika apotek sering kehabisan stok? Apotek akan menolak pelanggan yang berarti apotek menolak pemasukan, omzet tidak jadi masuk, dan lama-lama pelanggan akan mencari apotek lain karena kesan ‘apotek tidak lengkap’ dan tidak bisa memenuhi kebutuhannya.
Mempertimbangkan banyaknya produk di pasaran, apotek harus tahu produk apa yang prioritas dan banyak dicari oleh pelanggan. Apotek juga perlu menyusun perencanaan pengadaan agar sesuai dengan kebutuhan, diantaranya dengan melihat data konsumsi dan potensi penjualan.
(Baca juga : Pengadaan Persediaan Agar Sesuai dengan Kebutuhan Apotek)
Kadangkala karena banyaknya obat, variasi produk, dan brand/merk, apotek tidak mampu memenuhi permintaan pelanggan karena stoknya tidak tersedia. Apotek harus melakukan pencatatan terhadap penjualan tertolak tersebut. Jika memungkinkan, apotek bisa melakukan pengadaan segera (just in time) dengan membeli atau meminjam produk dari apotek lain. Anda juga bisa melakukan beberapa teknik berikut untuk memberi alternatif produk lain dengan kegunaan dan kandungan zat aktif serupa, seperti melakukan teknik upselling, downselling, dan substitusi. Hal ini bertujuan untuk menawarkan solusi lain kepada pelanggan ketika stok habis/tidak tersedia, sehingga pelanggan tidak pulang dengan tangan kosong.
(Baca juga : Strategi Up Selling, Down Selling, dan Cross Selling untuk Meningkatkan Penjualan Apotek)
Stok Menumpuk
Stok terlalu banyak atau menumpuk di ruang penyimpanan ternyata mencerminkan pengendalian stok tidak sedang baik-baik saja. Jika apotek menumpuk stok maka akan meningkatkan biaya penyimpanan, cash flow apotek pun akan terganggu. Belum lagi jika banyak produk yang akhirnya tidak laku-laku dan menjadi stok mati (dead stock) bahkan kadaluarsa. Tentu hal ini akan merugikan bisnis apotek.
Ada beberapa tips yang bisa dilakukan untuk mencegah stok menumpuk diantaranya :
- Sederhanakan varian produk di apotek
- Rutin evaluasi status dan kondisi persediaan untuk mengetahui produk yang overstock, understock bahkan deadstock
- Pengadaan yang efektif, pembelian dilakukan sesuai dengan hasil analisis dan kebutuhan apotek
- Pengendalian persediaan, seperti kartu stok akurat dan stok opname rutin
- Atur strategi penjualan, seperti berikan promo untuk produk-produk slow moving, program bundling/paket produk
(Baca juga : Jangan Sampai Menumpuk Persediaan di Apotek, Begini Tipsnya!)
Stok Kadaluarsa
Setiap produk mempunyai waktu kadaluarsa dimana ketika melewati batas waktu kadaluarsanya maka obat tidak boleh lagi digunakan dan harus dimusnahkan sesuai dengan peraturan. Kerugian karena stok kadaluarsa bisa mencapai puluhan juta rupiah jika apotek tidak mampu mengelola dan mendeteksi kadaluarsa produk.
Beberapa tips yang bisa digunakan untuk mengatasi permasalahan ini diantaranya :
- Pencatatan stok yang akurat dan realtime, termasuk tanggal kadaluarsa produk
- Penyimpanan dan pengeluaran stok menggunakan prinsip FEFO (first expired first out)
- Rutin memonitor stok mendekati kadaluarsa
- Jika memungkinkan lakukan retur kepada PBF sebelum produk kadaluarsa
(Baca juga : Tips Mencegah Obat Kadaluarsa di Apotek)
Selisih Stok
Selisih stok terjadi ketika ada perbedaan antara stok fisik yang ada dengan catatan stok. Pencatatan stok yang akurat dan real time adalah kunci untuk menghindari selisih stok. Selain itu, apotek juga perlu melakukan stock opname rutin untuk mengetahui apakah ada selisih stok dan stok yang rusak, hilang maupun mendekati kadaluarsa.
(Baca juga : Penyebab Selisih dan Penyesuaian Saat Stock Opname di Apotek)
Selisih stok bisa terjadi karena pencatatan stok yang tidak akurat, salah penyimpanan produk, stok hilang atau tertukar, dan salah input/catat ketika ada keluar masuk stok. Semua hal tersebut sangat mudah terjadi jika tidak ada pencatatan atau pencatatan dilakukan secara manual, padahal pencatatan stok yang akurat adalah kunci.
Masalah selisih stok dapat dihindari dengan beberapa tips berikut, yaitu :
- Catat semua transaksi di apotek baik pemasukan dan pengeluaran stok, dan dilakukan secara realtime
- Rutin melakukan stock opname. Menurut Petunjuk Teknis Pelayanan Kefarmasian di Apotek tahun 2019, opname sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 6 bulan. Khusus untuk golongan narkotika dan psikotropika, opname dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam 1 bulan.
- Menerapkan sistem barcode di apotek
(Baca juga : Cara Melakukan Stock Opname yang Efektif di Apotek)
Stok Hilang
Stok hilang bisa terjadi karena ketidaktahuan seperti salah dalam penyimpanan produk dan tidak tercatatnya pengeluaran stok, atau disengaja dalam arti dicuri. Beberapa tips yang bisa dilakukan untuk menghindari stok hilang diantaranya :
- Pasang CCTV di area rawan kehilangan stok seperti area kasir dan ruang penyimpanan stok
- Lakukan body check ketika karyawan pulang
- Pastikan setiap transaksi tercatat
- Gunakan sistem dalam mengelola apotek
Itulah beberapa masalah stok yang sering ditemui di apotek. Investasi terbesar dari apotek adalah stok atau persediaan sehingga masalah stok tentu akan merugikan apotek. Mulai tumbuh kembangkan apotek dengan memperhatikan permasalahan stok. Jangan sampai apotek rugi hingga puluhan ratusan juta karena masalah stok.
Semua masalah stok di apotek tersebut dapat diatasi dengan sistemisasi atau penggunaan teknologi dalam pengelolaan apotek. Gunakan sistem apotek dengan fitur yang handal yang bisa mendeteksi produk mendekati kadaluarsa, catat kartu stok otomatis, memberikan analisis mengenai kondisi stok apakah mendekati habis, berlebih atau bahkan menumpuk, serta mampu mencegah berbagai bentuk kecurangan dan kerugian. Semua itu dapat dilakukan oleh software Apotek Digital. Dilengkapi fitur yang sesuai dengan kebutuhan apotek, terutama untuk pengelolaan stok agar lebih rapi. Kelola apotek jadi mudah dengan Apotek Digital, coba gratis sekarang.
