Setiap produk, baik sediaan farmasi seperti obat maupun makanan mempunyai batas kadaluarsa atau expired date (ED). Waktu kadaluarsa obat adalah batas waktu dimana obat masih memenuhi persyaratan keamanan, efikasi, dan kualitasnya. Tanggal kadaluarsa ini ditentukan oleh industri farmasi sebagai pembuat obat berdasarkan hasil uji stabilitas yang selanjutnya didaftarkan kepada otoritas BPOM. Istilah ED (expired date) atau kadaluarsa obat berbeda dengan BUD (beyond use date) atau masa pakai obat.
(Baca juga : Beyond Use Date BUD, Batas Waktu Penggunaan Obat Setelah Dibuka)
Sebelum mencapai tanggal kadaluarsanya, obat dijamin aman jika disimpan sesuai dengan petunjuk penyimpanannya. Namun setelah kadaluwarsa, produk rusak dan ED harus ditangani dan dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Obat rusak dan kadaluwarsa merupakan limbah bahan beracun dan berbahaya (B3) yang dapat menimbulkan masalah kesehatan serta pencemaran lingkungan.
Kerugian karena produk kadaluarsa di apotek
Obat yang sudah kadaluarsa dapat menjadi masalah yang dapat merugikan apotek. Oleh karena itu, jangan sampai ada produk yang kadaluarsa di apotek. Bagaimana cara mengetahui kadaluarsa obat? Setidaknya ada dua cara, yaitu dengan mengecek tanggal kadaluarsa yang tercetak di kemasan obat dan melihat perubahan fisik obat seperti perubahan pada warna, bau dan rasa obat.
Mengapa produk ED bisa menjadi sumber kerugian bagi apotek? Berikut beberapa alasannya,
a. Produk menjadi berbahaya jika dikonsumsi
Ketika produk telah melewati masa expired, maka industri farmasi sudah tidak lagi menjamin produk aman, berefikasi, dan berkualitas. Produk yang sudah ED bisa saja menjadi berbahaya karena kandungan zat aktifnya yang sudah berkurang atau terurai, terbentuk hasil urai yang toksik, pemerian fisik yang berubah, atau integritas kemasan yang rusak.
b. Produk menjadi tidak boleh lagi dijual
Karena produk ED sudah tidak lagi terjamin keamanan, efikasi dan kualitasnya, maka produk tersebut tidak boleh lagi dijual di apotek. Beberapa obat di apotek juga berkemungkinan rusak dan menjadi ED ketika cara penyimpanannya tidak sesuai dan siklus pergerakan obat yang lambat bahkan tidak bergerak (dead stock) di apotek.
c. Produk ED harus dimusnahkan sesuai dengan peraturan
Sesuai dengan peraturan Permenkes Nomor 73 Tahun 2016, bahwa obat rusak dan kadaluarsa merupakan limbah bahan beracun dan berbahaya (B3) yang dapat menimbulkan permasalahan kesehatan dan pencemaran lingkungan. Oleh karena itu, obat rusak dan kadaluarsa harus dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pemusnahan obat tentu menjadi kerugian di apotek. Bagaimana bisnis apotek berkembang, yang ada malah rugi karena obat dengan harga fantastis harus dimusnahkan karena dapat berbahaya bagi pasien/pelanggan dan lingkungan.
Tips mencegah produk kadaluarsa di apotek
Setidaknya, apotek perlu memiliki strategi atau cara pengelolaan stok yang baik agar tidak ada produk yang ED di apotek. Produk rusak dan kadaluarsa perlu dicegah sejak dini agar tidak menjadi sumber kerugian materil bagi apotek. Berikut beberapa tips yang dapat dilakukan apotek untuk mencegah kejadian produk kadaluarsa di apotek,
1. Pengadaan produk yang efektif
Penting bagi pebisnis apotek untuk dapat membuat perencanaan pengadaan yang baik agar tepat produk dan tepat jumlah dapat memenuhi permintaan pelanggan/pasien. Pastikan apotek membuat perencanaan berdasarkan data dan analisis sesuai performa di apotek. Sehingga pengadaan produk menjadi efektif dan tidak asal-asalan. Pengadaan produk yang tidak sesuai dapat menyebabkan kebutuhan apotek tidak terpenuhi sehingga sering menolak pelanggan, bahkan produk menjadi menumpuk karena tidak laku. Bisa bayangkan jika apotek menumpuk produk tidak laku, produk akan menjadi dead stock (menjadi stok mati, lama tidak terjual), bahkan menjadi kadaluarsa ketika penyimpanan. Beberapa tips agar pengadaan produk menjadi efektif, diantaranya :
- Ketahui produk apa saja yang stoknya di bawah minimal atau habis. Cek defecta apotek
- Ketahui produk apa saja yang prioritas untuk diadakan dengan cara melakukan analisis pareto
- Ketahui status stok produk, apakah stok yang ada sekarang kurang (understock), mencukupi (stock on hand), atau melebihi (overstock) dari kebutuhan stok per bulan di apotek
- Pastikan pergerakan stok terpantau dan update secara real time, sekurang-kurangnya kartu stok obat terisi dengan baik.
2. Cara penyimpanan obat yang baik di apotek
Penyimpanan sediaan farmasi atau obat yang baik bertujuan untuk menjaga stabilitas, mengikuti peraturan yang berlaku, dan memudahkan dalam pencarian obat.
3. Penyimpanan dan pengeluaran obat mengikuti kaidah FEFO
Obat disimpan berdasarkan waktu kadaluwarsanya atau waktu masuknya ke apotek. Kaidah FEFO (First Expire First Out) adalah produk yang lebih dahulu kadaluwarsa akan dikeluarkan lebih dahulu. Obat yang lebih dekat dengan waktu kadaluwarsanya akan disimpan di paling depan. Sehingga obat akan lebih mudah untuk dikeluarkan lebih dahulu jika ada penjualan. Sistem FEFO merupakan sistem yang paling sesuai dengan persediaan di apotek. Sebab sediaan farmasi seperti obat sangat memperhatikan waktu kadaluwarsa.
4. Lakukan monitor untuk deteksi produk mendekati ED
Monitor dan deteksi produk mendekati ED perlu dilakukan secara rutin. Sebenarnya, prosedur monitor kondisi produk bisa dilakukan ketika apotek melakukan stok opname. Dimana salah satu fungsi melakukan stok opname adalah untuk memastikan data stok yang tercatat benar, memastikan aktivitas penjualan di apotek lancar, dan untuk menghindari kerugian seperti karena produk hilang, rusak atau kadaluarsa.
Namun, apotek juga perlu prosedur khusus untuk bisa mendeteksi produk yang mendekati kadaluarsa, tidak hanya mengandalkan dari stok opname. Dengan begitu, apotek bisa mencegah kerugian karena produk ED seperti dengan memberikan promo khusus untuk produk mendekati ED, atau melakukan retur kepada PBF.
5. Lakukan retur kepada PBF/Supplier
Retur atau pengembalian produk (dalam hal ini produk di apotek) kepada supplier atau PBF (Pedagang Besar Farmasi) terjadi karena produk rusak, kadaluarsa atau alasan lain seperti kondisi kemasan yang menimbulkan keraguan akan identitas, mutu, dan keamanan produk serta kesalahan administratif yang menyangkut jumlah dan jenis. Biasanya PBF mempunyai peraturan atau mekanisme khusus terkait retur atau pengembalian produk yang mendekati ED. Misalnya, PBF hanya bisa menerima produk retur karena mendekati ED maksimal 6 bulan. Oleh karena itu, penting bagi apotek untuk membina hubungan baik dengan PBF dan mengetahui ketentuan tersebut agar bisa melakukan retur kepada PBF.
Cegah produk kadaluarsa di apotek dengan Software Apotek Digital
Apotek Digital merupakan sistem informasi manajemen khusus apotek yang didesain untuk memudahkan semua aktivitas pengelolaan di apotek, termasuk dalam pengelolaan stok dan pencegahan produk ED. Bagaimana cara Apotek Digital mencegah produk kadaluarsa di apotek?
- Dengan Apotek Digital, setiap transaksi akan tercatat secara otomatis, termasuk di kartu stok produk
- Berbagai fitur laporan dan analisis yang dapat dimanfaatkan untuk pengadaan yang efektif berdasarkan data dan performa di apotek, seperti Defecta, Analisis Status Stok, dan Analisis Pareto
- Pengeluaran obat mengikuti kaidah FEFO
- Deteksi dan notofikasi produk mendekati ED. Apotek dapat memantau produk mendekati ED (baik sebulan, tiga bulan, setahun, bahkan custom) serta asal supplier-nya, sehingga memudahkan Anda dalam menentukan strategi dan melakukan retur kepada supplier/PBF jauh sebelum ED produk
