Kisah Bisnis Apotek Meminimalkan Selisih Ketika Stock Opname

Stock opname dilakukan dengan mengecek kesesuaian data stok obat di kartu stok atau komputer dengan data stok obat nyata di ruang penyimpanan. Perlu dilakukan untuk mengendalikan persediaan di apotek agar sesuai. Dibalik pentingnya stock opname, ternyata dalam melakukannya ditemukan banyak tantangan. Seringkali terjadi selisih stok antara catatan dan stok nyata sehingga harus dilakukan investigasi dan penyesuaian. Setelah melakukan SO baru ditemukan bahwa banyak stok yang hilang, rusak bahkan sudah kadaluarsa. Inilah kisah bisnis apotek dari Apotek Indah Jaya, Bojongsoang yang sukses meminimalkan selisih ketika stock opname. Simak strategi dan tipsnya di kisah sukses bisnis apotek berikut.

(Baca juga : Cara Melakukan Stock Opname yang Efektif di Apotek)

Tantangan dalam Melakukan Stock Opname di Apotek

Stock opname perlu dilakukan secara rutin dan berkala. Menurut Petunjuk teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek tahun 2019, sekurang-kurangnya 6 bulan sekali untuk persediaan biasa dan 1 bulan sekali untuk obat yang perlu pengawasan khusus seperti golongan narkotika dan psikotropika.

Ada beberapa tantangan yang sering dirasakan pebisnis dan karyawan apotek ketika melakukan SO, diantaranya :

• Banyaknya item dan varian produk di apotek, bisa ratusan hingga ribuan SKU (stock keeping unit)
• SO perlu persiapan diantaranya pengondisian karyawan, tempat hingga waktu
• Untuk melakukan SO perlu menyiapkan waktu khusus. Tidak jarang karyawan harus lembur dan apotek harus tutup sementara
• Ketika SO sering ditemukan ketidaksesuaian antara kartu stok dan stok nyata. Seringkali ditemukan banyak stok yang tidak tercatat, hilang, rusak, bahkan kadaluarsa. Ini bisa merugikan apotek hingga jutaan rupiah. Tidak jarang karyawan juga harus menanggung kerugian karena stok yang hilang tersebut

(Baca juga : Masalah yang Sering Terjadi di Apotek Hingga Membuat Apotek Merugi)

Tips dari Apotek Indah Jaya Bojongsoang untuk Melakukan Stock Opname Secara Efektif

Tantangan dan masalah dalam melakukan stock opname juga kerap dirasakan Apotek Indah Jaya, Bojongsoang. Sulit melakukan stok opname yang efektif hingga sering terjadi selisih stok yang memaksa pemilik apotek menderita kerugian. Lalu apa saja tips dari Apotek Indah Jaya Bojongsoang agar stock opname efektif, minim drama, dan selisih diminimalisasi bahkan dihilangkan? Berikut tipsnya.

1. Lakukan SO secara rutin dan bertahap. Di akhir shift, karyawan diminta untuk melakukan SO pada beberapa produk, misalnya untuk produk di rak khusus depan. Selalu ada jadwal SO jadi tidak nunggu akhir bulan untuk melakukan SO pada semua produk sekaligus
2. Tersedia SOP (Standar Prosedur Operasional) dan disosialisasikan kepada semua karyawan
3. Untuk SO produk secara menyeluruh, bisa dilakukan di akhir bulan dengan persiapan. Persiapan berupa pembagian tim, briefing karyawan, dan pengkondisian apotek
4. Gunakan sistem dalam pencatatan dan pengelolaan di apotek, misalnya software Apotek Digital. Mulai dari pencatatan keluar masuk stok dan pelaporan sehingga kartu stok obat tidak perlu di-update secara manual. Ini akan meminimalkan kesalahan dan selisih stok karena setiap transaksi akan otomatis tercatat di sistem.
5. Ketika melakukan perhitungan stok saat SO, hati-hati dalam menghitung. Perhatikan satuan produk. Seringkali karyawan salah menghitung dan mencatat, misalnya yang seharusnya dihitung dalam satuan tablet tetapi dihitung dalam satuan strip
6. Jika ada selisih stok, catat dan cari tahu penyebabnya. Bisa jadi salah dalam penyimpanan stok. Jika penyebab tidak diketahui, catat dan akan dibahas saat rapat hasil SO
7. Gunakan sistem atau software ketika melakukan SO. Dengan software Apotek Digital, SO dapat dilakukan dengan mudah, menggunakan smartphone masing-masing karyawan, data akan otomatis terintegrasi, dan dapat dilakukan tanpa harus tutup apotek
8. Penerapan sistem barcode di apotek. Setiap SKU harus punya barcode, jadi ketika SO input produk tidak dilakukan secara ketik manual tetapi dengan cara scan barcode. Penggunaan barcode akan meminimalkan kesalahan karena salah input dan salah produk.

(Baca juga : Penerapan Barcode untuk Menghindari Kerugian di Apotek)

Itulah beberapa strategi dan tips dari Apotek Indah Jaya Bojongsoang ketika melakukan SO. Perubahan SOP, penggunaan software Apotek Digital, dan penerapan barcode untuk semua SKU produk di apotek membuat selisih stok ketika SO dapat diminimalisasi. Menurut Kal Aldi selaku pemilik Apotek Indah Jaya Bojonsoang, sebelumnya selisih dan penyesuaian karena SO bisa jutaan rupiah karena banyaknya stok yang hilang. Kini selisihnya hanya 5000 rupiah dan nyaris tidak ada selisih. Ini merupakan suatu pencapaian penting bagi Apotek Indah Jaya Bojongsoang.

Untuk Anda pemilik apotek yang sering merasa ribet melakukan SO, suka merugi karena sering menemukan selisih ketika SO, yuk bisa terapkan kisah bisnis apotek dan tips dari Kak Aldi pemilik Apotek Indah Jaya Bojongsoang. Gunakan software apotek yang handal : Apotek Digital untuk membuat stock opname dan pengelolaan apotek lebih mudah dan handal.