Apakah Anda saat ini sedang menjalankan bisnis apotek? Dalam menjalankan bisnis tentu tidak akan semudah seperti yang dibayangkan. Seiring keberjalanan bisnis biasanya akan muncul permasalahan yang dapat membuat pusing hingga apotek merugi. Masalah yang terjadi di apotek dapat terjadi pada apotek baru hingga apotek yang sudah lama berjalan.
(Waspada, Celah Kerugian yang Mengintai Apotek Anda!)
Maka dari itu, seorang pebisnis apotek hendaknya memahami masalah yang sering terjadi di apotek sehingga dapat menyusun strategi untuk mencegah kerugian pada apotek. Memang apa saja masalah yang sering terjadi hingga dapat membuat apotek merugi? Berikut penjelasannya!
(Baca juga : Skill yang Harus Dimiliki Apoteker Sebagai Pebisnis Apotek)
Pencatatan Keluar Masuk Stok Tidak Akurat
Catatan keluar masuk stok yang biasa disebut Kartu Stok merupakan hal yang sangat penting di apotek. Catatan ini memegang peranan penting dalam pengelolaan stok di apotek karena menerangkan secara rinci tentang pergerakan stok produk. Stok di apotek perlu dikelola dengan baik karena merupakan investasi terbesar di apotek dan mempengaruhi kegiatan pelayanan di apotek.
(Baca juga : Kartu Stok Obat, Apa Fungsinya dan Bagaimana Membuatnya?)
Namun, seringkali pencatatan di kartu stok masih sering diabaikan. Terlebih jika apotek sedang ramai, pencatatan secara manual sering ditunda bahkan sering lupa. Padahal, akurasi stok keluar atau masuk sangat dibutuhkan baik dari regulasi maupun untuk mengelola stok. Sehingga Anda dapat mengetahui kondisi stok apotek yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam perencanaan pengadaan selanjutnya.
Pengadaan Tidak Sesuai dengan Kebutuhan
Memiliki apotek dengan produk yang lengkap tentu menjadi impian setiap apotek, bukan? Namun, tahukah Anda salah satu kunci pelanggan akan kembali ke apotek anda itu tidak harus lengkap. Tetapi ketika apotek dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Maka dari itu, pengadaan di apotek tidak dapat dilakukan asal-asalan ataupun berdasarkan feeling saja.
Apotek perlu melakukan perencanaan pengadaan berdasarkan data dan analisis agar efektif, sesuai kebutuhan, dan terhindar dari salah dalam membeli produk. Anda tidak mau bukan, produk yang sering dicari pelanggan sering kosong, stok lainnya yang kurang laku malah menumpuk di penyimpanan. Inilah pentingnya melakukan pengadaan berdasarkan data dan kebutuhan. Pengadaan yang efektif dapat memanfaatkan data Defecta, Analisis Pareto/ABC, Analisis Status Stok (understock, overstock, stock on hand, dead stock), dan laporan Penjualan Tertolak.
(Baca juga : Metode Perencanaan Persediaan Apotek yang Efektif Berdasarkan Data dan Analisis)
Banyak Produk Hilang dan Kadaluarsa
Berdasarkan kedua poin diatas, karena tidak adanya pencatatan stok yang akurat dan pengadaan yang tidak sesuai kebutuhan akibatnya banyak produk hilang dan sulit ditelusuri. Selain itu, produk yang menumpuk membutuhkan ruang penyimpanan yang memadai dan sangat berisiko rusak bahkan kadaluarsa sehingga akan merugikan apotek. Produk yang seharusnya bisa terjual dan memberikan omzet serta cash apotek malah kadaluarsa dan rusak sehingga harus dimusnahkan sesuai peraturan.
(Baca juga : Tips Mencegah Produk Kadaluarsa di Apotek)
Tidak Ada Laporan Keuangan
Laporan keuangan di apotek menjadi sangat penting karena berisi informasi keuangan pada suatu periode yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja apotek terutama dalam keadaan keuangan. Laporan ini dapat digunakan untuk evaluasi kinerja selama satu periode.
Setidaknya, ada 3 laporan keuangan yang wajib ada di apotek, diantaranya :
- Laporan arus kas, yang berisi informasi pemasukan dan pengeluaran dalam suatu periode. Digunakan untuk mengukur seberapa baik apotek dalam mengelola kasnya dan seberapa baik apotek mampu menghasilkan uang untuk membayar kewajiban dan mendanai operasionalnya.
- Laporan laba rugi, yang berisi mengenai data pendapatan dan beban usaha selama periode tertentu. Digunakan untuk mengevaluasi kinerja apotek, menilai risiko, mengembangkan perusahaan, dan menyusun strategi apotek
- Neraca keuangan, yang berisi informasi mengenai kondisi keuangan bisnis/perusahaan yang dapat dipakai untuk menilai kinerja bisnis dalam periode waktu tertentu
(Baca juga : Mengenal Laporan Keuangan di Apotek)
Apotek Dicurangi oleh Karyawan
Adanya barang yang hilang, selisih antara uang hasil penjualan seharusnya dengan yang ada, harga yang berubah-ubah ataupun menjual produk diluar apotek tentu akan merugikan apotek. Tidak jarang, hal tersebut terjadi karena adanya karyawan yang curang ataupun tidak jujur. Oleh karena itu, pembatasan akses sesuai kewenangan hingga pencatatan keluar masuknya barang ini menjadi sangat penting untuk menghindari hal ini.
Maka dari itu, penting bagi apotek untuk memiliki karyawan yang jujur serta menggunakan sistem untuk mencegah kecurangan dan kerugian di apotek seperti dengan melakukan rekrutmen dengan tepat, rutin memberikan arahan, pemahaman, dan pelatihan yang sesuai, memberikan apresiasi dan teguran kepada karyawan.
(Baca juga : Karyawan Curang dan Tidak Jujur, Bisa Jadi Petaka di Apotek Anda!)
Cegah Kerugian Apotek dengan Software Apotek Digital
Kami menyadari bahwa memahami masalah di apotek dalam waktu yang singkat bukan hal yang mudah. Dibutuhkan upaya untuk mendeteksi dan mencegah celah permasalahan agar apotek tidak merugi. Maka dari itu penggunaan penggunaan software apotek yang handal seperti Apotek Digital akan sangat membantu Anda dalam mengatasi masalah-masalah tersebut dengan fiturnya yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan apotek anda, seperti :
- Pencatatan keluar masuk stok di apotek anda akan lebih akurat karena setiap transaksi akan tercatat di sistem dan tersedia kartu stok digital yang otomatis. Setiap karyawan dapat melakukan pencatatan meskipun dalam device yang berbeda, jadi tidak ada istilah lupa mencatat
- Pengadaan barang di apotek berdasarkan data dan analisis yang akurat. Semua laporan dan dan analisis sudah dibuatkan otomatis oleh sistem jadi Anda tidak perlu repot membuatnya secara manual
- Laporan keuangan apotek yang akurat sesuai data riil di apotek anda. Mulai dari pencatatan buku kas, laporan laba rugi hingga laba bersih, neraca keuangan, deteksi produk berpotensi rugi, dan pengaturan metode pembayaran yang akan sangat memudahkan anda jika ingin melihat kondisi apotek kapan saja
- Atur hak akses karyawan di apotek sesuai dengan jobdesk nya masing-masing agar terhindar dari kerugian akibat kecurangan karyawan dilengkapi dengan setiap transaksi yang tercatat, adanya log aktivitas karyawan, adanya laporan shift yang detail, dan adanya pengaturan shift dengan keamanan berlapis
Itulah beberapa fitur yang dapat menghindari kerugian di apotek anda. Tunggu apalagi, hindari kerugian dan permudah pengelolaan apotek anda bersama Apotek Digital. Coba GRATIS semua fiturnya sekarang juga disini!
