Langkah awal untuk memulai menggunakan aplikasi adalah melakukan input master produk dan input stok awal. Berdasarkan kepemilikannya terdapat 2 jenis stok, yaitu stok milik apotek dan stok konsinyasi (kerjasama dari pihak yang menitipkan produk untuk dijualkan).
Untuk menambahkan stok milik apotek, ada 2 cara yaitu :
- Melalui fitur ‘Pembelian > Faktur Pembelian’. Menambahkan penerimaan stok barang melalui faktur pembelian
- Melalui fitur ‘Persediaan > Perpindahan Stok’. Stok produk akan dianggap sebagai stok awal, umumnya digunakan saat awal apotek lama (apotek yang sudah lama berjalan) baru menggunakan Apotek Digital
Input Stok Melalui Menu Perpindahan Stok #
Perpindahan stok dilakukan untuk memindahkan data stok apotek yang sudah berjalan, misalnya apotek sudah punya data stok dalam format excel atau apotek ingin memindahkan/migrasi data stoknya dari aplikasi lain ke Apotek Digital. Perpindahan stok dapat dilakukan melalui aplikasi (pilih produknya satu per satu) atau sekaligus menggunakan file Excel. Di menu ini juga bisa dilihat data perpindahan stok selama waktu tertentu, beserta nilainya.
Perpindahan Stok Langsung Melalui Aplikasi #
- Klik menu ‘Persediaan’ kemudian klik ‘Perpindahan Stok’
2. Untuk menambahkan/memindahkan stok satu per satu klik ‘+ Pindahkan Stok’. Isi data seperti jenis mutasi, tanggal mutasi, kode faktur, dan catatan (misal : stok awal), dan stok produk kemudian ‘Simpan’.
3. Setelah disimpan, data stok yang dipindahkan bisa dilihat di menu Perpindahan Stok. Untuk melihat detailnya klik ‘Detail‘. Untuk membatalkan klik tanda titik tiga lalu klik ‘Batalkan‘. Untuk mengekspor data perpindahan/mutasi ke dalam format Excel klik ‘icon unduh‘
Perpindahan Stok Sekaligus Melalui Excel #
Untuk menambahkan perpindahan/mutasi stok sekaligus dilakukan dengan mengimport file sesuai template Microsoft Excel dari Apotek Digital. Klik ‘Import’, kemudian Anda akan diminta untuk mendownload template untuk dilengkapi. Isi template sesuai dengan format (tidak diperkenankan untuk mengubah format template). Untuk menguplod file, klik/centang ‘Saya Mengerti’ dan pilih file (template yang sudah diisi). Lalu upload ke sistem.
Untuk lebih jelasnya, bisa kunjungi video tutorial berikut :
Input Stok Awal Melalui Menu Faktur Pembelian #
Input faktur pembelian bisa dengan langsung mengetikkan di menu aplikasi atau melalui upload foto dengan AI.
Input Faktur Pembelian #
Jika Anda menerima produk dari PBF, maka akan dilengkapi faktur pembelian. Untuk menginput faktur dilakukan melalui menu Pembelian > Faktur Pembelian. Di halaman ini akan ditampilkan faktur pembelian yang dibuat selama rentang waktu tertentu (filter tanggal).
Untuk menambahkan stok melalui menu faktur pembelian caranya adalah sebagai berikut :
- Di halaman Faktur Pembelian, klik ‘+Faktur Pembelian’
- Isi informasi penerimaan barang, seperti :
- Nama supplier
- Nomor surat pesanan (SP)
- Nomor faktur
- Pilihan Pajak Pertambahan Nilai * (harga belum termasuk pajak, sudah termasuk pajak, atau tidak dikenakan pajak)
- Gudang penerima
- Jenis pembayaran, apakah tunai atau kredit
- Akun kas untuk pembayaran
- Tanggal jatuh tempo pembayaran (jika pembayaran kredit)
- Detail produk yang diterima (termasuk ED, No batch dan kuantitas, harga beli, diskon, dll)
Isi sesuai dengan faktur yang diterima dari PBF/supplier. Jika telah selesai, lalu klik ‘Simpan‘ maka stok sudah terinput di sistem.
Keterangan * : Jika dipilih harga belum termasuk pajak, maka sistem secara otomatis menghitung HNA+PPN 11% yang menjadi nilai barang. Jika dipilih harga sudah termasuk pajak, maka harga yang diinput akan menjadi nilai barang. Apabila mendapat diskon, pengguna dapat menginput di detail produk (akan mempengaruhi nilai barang) atau di cashback (tidak mempengaruhi nilai barang)
Anda bisa melihat video tutorial cara mengisi faktur pembelian berikut.
Mengisi Faktur Pembelian dengan AI #
Input faktur pembelian di Apotek Digital semakin SatSet dengan bantuan AI. Cukup upload foto faktur, biarkan AI yang menginputkan data fakturnya ke sistem. Fitur Faktur AI ini memungkinkan apotek bisa mengupload foto hingga maksimal 10 foto dengan nomor faktur yang sama. Tinggal verifikasi hasilnya, lakukan penyesuaian, dan simpan jika sudah sesuai.
Input faktur menggunakan AI (foto faktur) bisa dilakukan melalui 2 cara, yaitu :
- Di menu Pembelian > Faktur Pembelian > +Faktur Pembelian > Upload & Baca Faktur. Lalu upload foto faktur, berikan instruksi tambahan (jika perlu) dan tunggu sistem membaca hasilnya
- Jika faktur yang datang merupakan kelanjutan dari Surat Pesanan sebelumnya. Anda bisa menerima produk dan input fakturnya di menu Pembelian > Pesanan Pembelian > Klik tanda titik tiga di kanan pesanan yang dimaksud > Terima Faktur
Tips agar faktur makin mudah dan akurat dibaca oleh AI:
- Gunakan penamaan master produk yang sesuai dengan nama produk aslinya
- Daftarkan satuan pada produk yang lengkap, misalnya satuan box
- Upload foto faktur yang jelas
- Gunakan “instruksi khusus” jika diperlukan.
