Membuat Pesanan Pembelian #
Pesanan di apotek dilakukan menggunakan Surat Pesanan (SP) sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk membuatnya, pengguna bisa melanjutkan dari Rencana Pembelian yang telah dibuat sebelumnya, lalu checklist produk yang mau dibeli, klik +Buat Pesanan Pembelian. Secara otomatis rencana akan menjadi pesanan. Atau melalui halaman Pesanan Pembelian, klik + Pesanan Baru.
Membuat Pesanan Otomatis Berdasarkan Supplier #
Sering bingung mau pesan produk apa ke Supplier tertentu?
Kini, mencari produk apa yang perlu dipesan ke PBF/Supplier tertentu lebih mudah dengan fitur ‘Pesanan Otomatis‘, yang data didasarkan pada Analisis Pembelian maupun Defecta.
Pesanan Otomatis Melalui Defecta #
Pilih menu Defecta > Klik ‘Pesanan Otomatis’.
Pesanan otomatis dari menu Defecta didasarkan pada Metode Stok Maksimum. Sistem akan memilihkan produk dengan stok dibawah stok minimal dengan kuantitas yang dipesan adalah selisih untuk mencapai Stok maksimum yang di-set pada setiap produknya.
Pesanan Otomatis Melalui Analisis Pembelian #
Pilih menu Analisis > Analisis Pembelian > Klik ‘Pesanan Otomatis’
Pesanan otomatis dari menu Analisis Pembelian didasarkan pada Metode Konsumsi. Sistem akan memilihkan produk dengan status “understock” atau “potential loss” yang pernah dibeli kepada supplier yang dipilih dengan jumlah yang direkomendasikan.
Anda bisa memilih menampilkan data berdasarkan : yang pernah dibeli, dibeli terakhir, atau harga termurah dari Supplier tsb. Selanjutnya, Anda tinggal melengkapi form Pesanan Pembelian
Mengisi Formulir Pesanan Pembelian #
Kemudian isi formulir seperti nama supplier, nomor SP (jika nomor SP otomatis, bisa dikosongkan), tanggal, jenis surat pesanan, metode pembayaran, dan jatuh tempo pembayaran jika metodenya kredit. Pilih/isikan produk yang akan dibeli. Pilih Apoteker pembuat SP (dibagian bawah), lalu klik ‘Simpan’. Nama Apoteker yang tertera sesuai dengan nama Apoteker yang didaftarkan di menu Pengaturan > Profil Apotek.
Note : Menurut peraturan, ada beberapa jenis surat pesanan berdasarkan jenis obat/produk yang akan dibeli. Yaitu dibedakan menjadi surat pesanan biasa, khusus prekursor farmasi, khusus OOT, khusus psikotropika, dan khusus narkotik.
Setelah tersimpan, pesanan akan muncul di halaman Pesanan Pembelian. Untuk mendownload Surat Pesanan otomatis dari software Apotek Digital, cari pesanannya lalu klik tombol ‘Download’. Pengguna bisa memanfaatkan SP otomatis dalam format PDF ini, sehingga bisa langsung print dan ditandatangani untuk diserahkan kepada supplier/PBF.
Melihat dan Memantau Pesanan Pembelian #
Pengguna dapat memantau pesanan berdasarkan filter (pesanan aktif/belum diterima, pesanan selesai/sudah diterima, atau trash) atau mencari berdasarkan nomor SP. Untuk melihat dan mencetak SP (Surat Pesanan) dapat mengklik action ‘Download’. Pengguna juga dapat merevisi surat pesanan dengan mengklik action ‘Revisi’. Apabila pesanan sudah diterima, klik action ‘Terima’, sehingga status pesanan akan menjadi CLOSED.
